FirstSpirit Basiswissen kompakt

Ihr Webaufttritt ist die öffentliche Darstellung Ihrer Institution, daher sind folgende Punkte für die Besuchenden wichtig und zu beachten:

• Um welchen Webauftritt welcher Institution handelt es sich?
• Was und wo finde ich dies hier?
• Wird auf News/Veranstaltungen hingewiesen?

Das Corporate Design und Elemente in FirstSpirit ermöglichen Ihnen genau auf diese Fragestellungen entsprechend eingehen zu können. So gibt es beispielsweise eine feste Position unter der Athene, in dem für jeden Auftritt entsprechend die Institution angezeigt wird. Dies ist für Besuchende von TU-Seiten eine Art „Anker“, egal auf welchem Auftritt sie sich befinden.

WCMS = Web Content Management System

Die Eigenschaften eines WCMS sind:

• Redaktionelle Bearbeitung von Webauftritten
• Layout und Auftrittsstruktur von Inhalt getrennt
• Datenbank-Unterstützung inklusive (vom Webteam fest integrierte Formen -> Datenquellen)

Einige Vorteile dieser Eigenschaften bzw. des WCMS:

• Paralleles Arbeiten mehrerer Redakteur:innen möglich
  • Nicht am gleichen Objekt!*
• automatische Erzeugung von Listen- und Detailseiten durch Einsatz von Datenquellen (Kontakte, News…)

*Wenn Redakteur:innen ein Objekt bearbeiten möchten, müssen diese in den Bearbeitungsmodus des Objekts wechseln. Mit diesem Schritt wird das Objekt für andere Nutzende gesperrt. Erst nach Verlassen des Bearbeitungsmodus ist dieses Objekt für andere zur Bearbeitung wieder frei verfügbar.

FirstSpirit ist ein solches WCMS. Bei der Umgebung für die TU ist das Grunddesign so entkoppelt, dass Sie dies nur teilweise beeinflussen können um die Marke der TU klar erkennbar zu halten.

Informationen zum erreichen und starten des SiteArchitects von FirstSpirit

Beachten Sie hierzu bitte insbesondere die Installation und Einrichtung des FirstSpirit Launchers (Startprogramm für Ihr Betriebssystem).

Vorschau

Sie können in FirstSpirit die Vorschau nutzen, um sich Ihre Seiten bereits vor Onlinegang anzusehen. Beachten Sie bitte auch die verschiedenen Möglichkeiten der Nutzung (integriert oder im Browser) sowie die verschiedenen Vorschauvarianten (normal und nur freigegebene Objekte). Folgende Artikel unsere Hilfe unterstützen Sie dabei:

Die Vorschau nutzen (+ mobile Ansichten simulieren)

Beachten Sie bitte, dass die Farbe und weitere Auftrittseigenschaften erst in der Struktur definiert werden. Sollten Sie sich also eine neu erstellte Seite im Inhalt in der Vorschau ansehen, werden hier noch keine farbigen Verweise etc. zu sehen sein. Sobald die Verknüpfung (siehe Seitenreferenz) zur Struktur hergestellt wurde und dort entsprechende Farbe definiert wurde (Metadaten), erscheint die Vorschau in dieser Farbe, auch in der Vorschau aus dem Inhalt.

Freigabe

Damit ein Objekt aus FirstSpirit später online erscheint muss dieses und alle abhängigen Objekte ebenfalls, freigegeben werden. Wie diese Freigabe funktioniert finden Sie in dem Artikel Freigabe .

Im Bereich Inhalte beginnt jede neue Seite von Ihnen. Hier legen Sie den Inhalt, wie der Name schon sagt, fest. Sie erstellen also eine Seite und darauf dann entsprechende Texte, Tabellen etc.

Wir beginnen mit den Schritten zur Anlage verschiedener Elemente im Bereich Inhalte. Anschließend folgen die grundlegenden Standardseitenvorlagen und verfügbare Absatzvorlagen.

Sie können unter Inhalte verschiedene Elemente anlegen, abhängig davon, wo Sie sich befinden und was Sie erzielen möchten. Wir schauen uns hierbei Ordner, Seite und Absatz an:

Ordner

Im Bereich Inhalte haben Ordner eine rein redaktionelle Funktion. Diese dienen der Strukturierung Ihrer Inhalte, damit Sie sich als Redakteur:in zurecht finden. Dieser Aufbau hat noch nichts mit der Struktur im Web auf Ihrer Webseite zu tun. Jedoch ist es ratsam eine ähnliche Strukturierung im Inhalt aufzubauen, damit man sich in beiden Bereichen, also Inhalte und Struktur besser zurecht findet.

Ordner in FirstSpirit unter Inhalte anlegen

Seite

Um mit der Gestaltung Ihres Auftritts zu beginnen oder einen neuen Bereich zu erstellen, legen Sie eine neue Seite an .
Diese können Sie anschließend mit diversen Absatzvorlagen gestalten. Achten Sie darauf, dass nicht alle Seitentypen über die gleiche Auswahl verfügen!
Achten Sie außerdem bei neuen Seiten insbesondere darauf, den Seitentitel zu befüllen. Sie finden diesen in den Seiteninformationen. Hier können Sie auch Schlüsselwörter und Beschreibung hinzufügen, welche beide für die SEO interessant sind.

Absatz

Mit Absätzen können Sie den Aufbau der Seite gestalten.
Anlage eines neuen Absatzes
Sie finden Informationen zu den verschiedenen Vorlagen in unserer Hilfe unter Inhalte.

In FirstSpirit erstellen Sie Seiten mit Hilfe von vorgefertigten Seitenvorlagen. Überwiegend werden Sie hierzu die folgenden drei Standardseitenvorlagen verwenden:

Startseite
Verteilerseite
Standardseite

Diese Seitentypen können mit einer Anzahl von Absatzvorlagen gestaltet werden. Manche Absatzvorlagen sind exklusiv auf bestimmten Seitenvorlagen oder -bereichen einsetzbar.

Hinweise hierzu und weiteren speziellen Seitenvorlagen finden Sie detailliert in der Hilfe im Bereich Inhalte.

Das Webteam stellt in FirstSpirit eine Vielzahl von Absatzvorlagen zur Gestaltung Ihrer Webseite zur Verfügung. Diese werden in folgende Kategorien unterteilt:

• Datenquellen: Nutzung von Kontakten, News etc. aus dem Datenbereich für Inhalte auf Seiten
• Akzente: Infobox, Faktenbox etc.
• Standard: Text/Bild, Tabelle etc.
• Teaser: Text-Bild-Teaser, Box-Teaser etc.
• Veranstaltungskalender: Veranstaltungsliste
• Webforms: Formular
• Erweitert: Bildergalerie, FAQ etc.

In FirstSpirit sind die Medien getrennt vom Inhalt abzulegen. Alle Medien (Dateien und Bilder), die Sie direkt in Ihrer Webseite verwenden möchten, sollten hier hochgeladen werden. Dies gilt insbesondere für Bilder.

Das Medium ist wie eine Hülle in dem mehrere Dateien/Bilder je nach Optionen abgelegt werden können. Wichtige Eigenschaften von Medien:

• Sprachabhängig
  • Hiermit können zwei Varianten eines Mediums in zwei Sprachen hinterlegt werden, welche automatisch entsprechenden Inhalten zugeordnet werden
• Beschreibung (Barrierefreiheit!)
  • Für eine kurze Beschreibung, was auf dem Bild zu sehen ist (daher nur bei diesen sinnvoll)
  • Wird bspw. von Vorleseprogrammen interpretiert
• Metadaten mit Bildrechten versehen (nur bei Bildern!)
  • Fotograf/Agentur ohne Zusätze
  • Diese werden auf/neben Bildern auf der Seite ausgegeben

Ordner anlegen

Im Bereich Medien dienen die Ordner ebenfalls rein zur Strukturierung des Bereichs für die Redakteur:innen. Beachten Sie jedoch, dass hier die Referenznamen eine wichtige Rolle spielen und nachträglich nur direkt bei Neuanlage geändert werden sollten, da Sie Teil einer Medienadresse sind.

In folgendem Hilfe-Artikel finden Sie zur Bildung der Medienadresse eine entsprechende Grafik: So bildet FirstSpirit Adressen

Meist macht es Sinn Ordner für eine thematische Unterteilung anzulegen, wie bspw. Logos, Bühnenbilder, Mitarbeitende etc.

Neuen Ordner unter Medien anlegen

Medium anlegen bzw. hochladen

Bei der Anlage von Medien sind verschiedene Dateiformate erlaubt. Generell ist zu Beginn zwischen einem Bild und einer Datei zu wählen.
Hinweis: Videoformate sind generell nicht zugelassen, da Videos in der Regel von der Dateigröße her recht groß sind. Bitte legen Sie diese bspw. auf dem Medienserver (wird in neuem Tab geöffnet) des HRZ, Panopto (wird in neuem Tab geöffnet) oder einem ähnlichen vorhandenen Hilfsmittel der TU Darmstadt ab.

Bilder dürfen maximal 2MB und Dateien maximal 20MB groß sein. Sind die Medien größer, so können Sie diese bei der Anlage nicht von Ihrem PC auswählen.

Generell sollte bei Bildern auf eine angemessene Auflösung geachtet werden. Jedoch ist ein Maximalmaß von 2600px in der Breite für Bühnenbilder vollkommen ausreichend.
Die Abmessungen sollten dem Zweck des Bildes entsprechen. Ein Personenbild muss in der Regel nicht so groß sein, wie ein Bühnenbild etc. Je mehr ein Bild durch FirstSpirit skaliert wird, desto mehr verliert es dadurch an Qualität/Schärfe.

Weiterführende Informationen sowie detaillierte Anleitung unter Medien in FirstSpirit hochladen .

In der Regel macht es nur bei Bildern Sinn, diese zu setzen, da hier Bildrechte angegeben werden sollten.
Sie sind als Webredakteur:innen verpflichtet, sich rechtlich durch Angabe der Bildrechte, welche automatisch auf der Webseite beim Bild angezeigt werden, abzusichern.
Generell dürfen Sie nur Bildmaterial auf Ihren Seiten einsetzen, für welches Sie die entsprechenden Berechtigungen erworben haben oder falls Sie selbst entsprechendes Bildmaterial erstellt haben.

Detaillierte Informationen zur Einrichtung der Metadaten von Medien

Sobald Sie das Medium in FirstSpirit geladen haben, können Sie dieses entsprechend auf Ihrer Seite (im Inhalt) oder bspw. in einem Kontakt (in Datenquellen) nutzen.
Dies geschieht, abhängig davon, ob es sich um ein Bild oder eine Datei handelt, auf unterschiedliche Weise.

Ausführliche Anleitung zum Einbinden eines Mediums

Medium ersetzen (Bild & Datei)

Es ist möglich ein Medium mit einer anderen Version des Bildes oder Datei zu ersetzen. Dies ist bspw. für neue Versionen oder bessere Qualität sinnvoll.

Vorteil: Verknüpfungen/Einbettungen des Mediums bleiben erhalten und aktualisieren sich mit Freigabe des Mediums automatisch.
Beispiele: Neuer Semesterplan, neues Organigramm usw.

Medium mit neuer Version austauschen

Auflösungen befüllen, direkt oder mit Ausschnitt des Originals

Jedes Bild verfügt über mehrere Verwendungsmöglichkeiten von Auflösungen, die bei verschiedenen Vorlagen eingesetzt werden. Die Namen der Auflösungen geben hier entsprechende Anhaltspunkte.

Die Nutzung dieser Auflösungen ist sinnvoll, wenn ein Bild auf der Seite kleiner dargestellt und mit Klick vergrößert werden soll.

Beispiel: Screenshot mit Bildausschnitt für die verkleinerte Ansicht hinterlegen.

Auflösungen von Bildern verwenden

Die Struktur ist das Herzstück Ihres Webauftritts. Hier muss jedoch auch mehr auf Namen, korrekte Reihenfolge und gute Strukturierung geachtet werden.

Sie definieren in diesem Bereich, wie sich das Menü aufbaut und welche Seite wo und mit welchem Klick aufrufbar ist.

Fakten zur Struktur:

• Redaktionelle Trennung von Inhalt & Struktur
• Nur was hierher verknüpft ist, erscheint online!
• Strukturaufbau bildet Adresse einer Seite
• Aufbau Ihrer Menü- und Webseitenstruktur
• Auf erster Ebene maximal vier Menüpunkte
• Menütiefe bis auf vierte Ebene im Flyout-Menü, danach in der Desktopansicht als Subnavigation in der Marginalienspalte
• Auftritts-/Seiteneigenschaften wie Farbe etc. über Metadaten

Eine Seitenreferenz stellt eine Referenzierung zum Inhalt dar. Wie zu Beginn des Themas Struktur erwähnt, ist nur online erreichbar, was in die Struktur verknüpft wurde. Somit sind die Seiten im Inhalt nicht direkt, sondern nur über eine Seitenreferenz online verfügbar.
Dies bedeutet auch, dass Sie in den Inhalten alle Seiten eines neuen Bereichs vorbereiten können und erst wenn Texte etc. vollendet wurden, können Sie die Verbindung zur Struktur herstellen, hier gegebenenfalls Menüebenen dafür anlegen und im Anschluss alles durch Freigaben online stellen.

Eine neue Seitenreferenz anlegen

Eine Seitenreferenz verfügt über folgende Namen, auf die Sie bei Anlage achten sollten:

• Anzeigenamen (DE/EN):
  In der Regel ist dies nur von Redakteur:innen sichtbar, aber Achtung! Sollten Sie der referenzierten Seite im Inhalt keinen Seitentitel gegeben haben, so wird automatisch dieser im Hintergrund durch den Anzeigenamen ersetzt! Der Seitentitel ist im Reiter oder Fenster des Browsers am oberen Rand zu sehen – also für die Besuchenden der Seite!
• Referenzname:
  Muss wie überall eineindeutig sein, ist jedoch nicht Teil der Adresse. Da zu Beginn dieser auch für den Dateinamen herangezogen wird (kopiert), sollte er jedoch möglichst gut gewählt sein. Wenn Sie im Inhalt bereits auf gute Referenznamen der Seiten geachtet haben, können Sie diesen hier einfach übernehmen.
• Dateiname:
  Dieser wird initial nach Anlage aus dem Referenznamen befüllt. Kann jedoch abgeändert werden.
  Achtung: Dieser ist Teil der Adresse und sollte nicht ständig angepasst werden, da sonst sämtliche Verweise/Lesezeichen auf die Seite zerstört werden.
  -> Eine „Startseite“ jeder Menüebene sollte möglichst den Dateinamen „index“ erhalten. Dies vermindert Dopplungen von Namen in der Adresse und bietet weitere Vorteile (mehr zu Dateinamen von Seitenreferenzen ).

Das Objekt, welches als Erstes angelegt wird, ist automatisch das „Startobjekt“ in diesem Bereich. Dieses wird mit einem roten Pfeil davor markiert, anstelle der sonst blauen Färbung in der Struktur.

Es gibt Startmenüebenen und Startseiten(-referenzen), bitte nicht mit dem Seitentyp Startseite verwechseln.

Generell gilt für diese Startobjekte, dass diese als erstes herangezogen werden.

Beispiel:
Sie legen eine Menüebene an und darin legen Sie zwei Seitenreferenzen an. Sie verknüpfen dabei erst die Seite aus dem Inhalt, die Sie bei Klick auf den Menüpunkt erreichen möchten. Beispielsweise eine Seminarbeschreibung für Studierende.
Sie haben aber noch eine zweite Seite im Inhalt, ein Anmeldeformular bspw., welches keinen eigenen Menüpunkt benötigt, sondern auf das Sie im Text der Seminarbeschreibung verweisen möchten mit „Hier können Sie sich anmelden“ und einem Link. Sie müssen jedoch die Seite mit dem Formular als Seitenreferenz verknüpfen, denn wie oben beschrieben, ist nur online, was in die Struktur verknüpft wurde.
Diese zweite Seitenrefernz, wenn in dieser Reihenfolge angelegt, ist keine Startseite(-nreferenz) und hat keinen roten Pfeil als Markierung.

Sollten Sie einmal eine Seitenreferenz manuell als Startseite definieren wollen, so können Sie dies mit dem entsprechenden Befehl im Kontextmenü umsetzen.

Mehr hierzu (mit Bildern) auf den folgenden Seiten weiter unten:
Neue Menüebene anlegen
Neue Seitenreferenz anlegen

Wie bei Menüebenen und Seitenreferenzen erwähnt, bilden bestimmte Namen dieser in Kombination mit der www-Hauptebene die Adresse jeder Seite.

Beachten Sie hierzu bitte die Grafik in diesem Hilfe-Artikel (auch auf der Kurzanleitung (wird in neuem Tab geöffnet) ).

Faustregel für die Struktur:
Die Adresse einer Seite wird durch die Referenznamen der Menüebenen und dem Dateinamen der Seitenreferenz gebildet.

Durch Metadaten lassen sich Einstellungen für den gesamten Auftritt oder einzelne Unterbereiche festlegen.

Dazu zählen:

• Anpassungen am Corporate Design: Einrichtung, Sublogo, Farbe
• Anpassung der Marginalienspalte: Kontakt/e im Kontaktbutton, Globale Absätze, Subnavigation
• Zugriffsschutz

Da die verfügbaren Einstellungen sehr breit gefächert sind, beachten Sie bitte die ausführlichen Beschreibungen des Artikels Metadaten – Überblick und Verwendung und weiterführende Artikel in unserer Hilfe.

Es gibt für das FirstSpirit der TU verschiedene nutzbare Datenquellen. Beachten Sie hierzu den Bereich Datenquellen unserer Hilfe .

Hier werden nun lediglich die gängigsten Datenquellen betrachtet – Kontakte und News:

• Aktuelle Nachrichten und Kontaktinformationen werden als Einträge in verschiedenen Tabellen gespeichert
• Kontakte können zu Einrichtungen und Gruppen zugeordnet werden, News zu Rubriken und Themen
• Entsprechend ist eine gefilterte oder gegliederte automatische Auflistung möglich

Wie oben erwähnt, können Kontakte zu einzelnen Einrichtungen und Gruppen zugewiesen werden. Bedeutung dieser Begriffe:

• Einrichtungen: Institut, Projekt etc.
  Zu Beginn eine Einrichtung zu jedem Webauftritt
• Gruppen/Untergruppen: Leitung, wiss. Mitarbeiter, Studenten etc.
  Von allen im Projekt genutzt!
• Kontakt: Kontaktdatensätze mit Kontakt- und Personeninformationen.
  Möglichst einer pro Person, bei mehreren Adressen oder Zuordnungen ggf. mehrere notwendig

Sie können in jedem dieser Bereiche neue Datensätze anlegen und verwenden.

Wurden Kontakte angelegt und mindestens einer Einrichtung zugewiesen, so können diese genutzt werden, um daraus eine automatische Kontaktliste unter Angabe der verwendeten Einrichtung zu erzeugen.

Weiterhin können Sie beim Webteam eine Kontakt-Detailseite hierzu beantragen, falls nicht bereits vorhanden, welche automatisch alle Kontakte in der Liste mit einer ebenfalls automatisch erzeugten detaillierten Seite pro Kontakt verknüpft. Hierbei werden alle Informationen aus dem Datensatz zu einer Seite zusammengefügt.

Wie oben erwähnt, können News zu einzelnen Rubriken und Themen zugewiesen werden. Weiterhin ist die Nutzung von Schlagworten, so genannten Tags möglich. Bedeutung dieser Begriffe:

• Rubriken: Institut, Projekt etc.
  Zu Beginn eine zu jedem Webauftritt und möglichst nur durch Themen weitere Gruppierungen schaffen
• Themen: Untergruppierung von News hiermit möglich, bspw. für Startseitenmeldungen, Stellenausschreibungen, usw.
• Tags: Schlagworte
• News: Newsdatensätze – Ihre aktuellen Meldungen

Sie können in jedem dieser Bereiche neue Datensätze anlegen und verwenden.

Wurden News angelegt und mindestens einer Rubrik zugewiesen, so können diese genutzt werden, um daraus eine automatische Newsliste unter Angabe der verwendeten Rubrik zu erzeugen.

Weiterhin können Sie beim Webteam eine News-Detailseite hierzu beantragen, falls nicht bereits vorhanden, welche automatisch alle News in der Liste mit einer ebenfalls automatisch erzeugten detaillierten Seite der News verknüpft. Hierbei werden alle Informationen aus dem Datensatz zu einer Seite zusammengefügt. In der Newsliste wird in der Regel nur die Schlagzeile und der Teaser angezeigt.

Die genannten Systeme sind komplett voneinander getrennt, welches verschiedene Vorteile mit sich bringt:

• Die Systeme können getrennt voneinander gewartet werden
• Fällt eines der Systeme aus, ist das andere hierdurch nicht betroffen
• Getrennte Backups erlauben eine schnelle Wiederherstellung bei einem Ausfall

Im Redaktionssystem FirstSpirit (Backend) werden von Redakteur:innen die einzelnen Bereiche Inhalte, Medien, Struktur und Datenquellen befüllt bzw. bearbeitet und zum Abschluss freigegeben.
Anschließend werden diese automatisch generiert und gepackt an das Live-System (Frontend) übertragen und dort wieder ausgepackt und als Seiten auf den Webauftritten der TU angezeigt.
Weitere Informationen zu den Generierungen

Auch hier gilt, dass es in manchen Bereichen von FirstSpirit nicht ohne Risiko ist, einen Namen zu ändern. Dies hängt hier jedoch zusätzlich auch vom Typ des Namens ab (Anzeigename, Referenzname…) und wo dieser angezeigt wird.

Bitte beachten Sie hierzu unsere Hilfe bzw. die Kurzanleitung (wird in neuem Tab geöffnet) und hier die Tabelle zu Namen in FirstSpirit sowie die Adressenbildung in FirstSpirit. Beides spielt bei der Überlegung zur Umbenennung eine große Rolle.

Weiterhin sollten Referenznamen generell nur in Ausnahmefällen nachträglich (nach Online-Gang) verändert werden, da diese vom System und auch vom Webteam (bei Detailseiten z.B.) für die Referenzierung genutzt werden. Referenznamen ändern