Aktion Mailversand und Mailtemplate
Die Aktion Mailversand sendet entweder alle oder von Ihnen ausgewählte Daten des Formulars und verschickt sie als E-Mail bzw. E-Mail-Anhang an eine zuvor spezifizierte Adresse. Die im Formular genutzten Variablen, bzw. deren Werte, werden ebenfalls mit versendet. Im Folgenden wird erläutert, wie der Mailversand so angepasst werden kann, dass die gewünschten Informationen übermittelt werden.
Zusätzlich können Sie bestimmen, ob die E-Mail-Adresse des Absenders mit übermittelt werden soll und welche Bestätigung dieser beim Absenden auf der Webseite erhält. Bei den meisten Feldern können Sie über Variablen auf Formularwerte zugreifen (bitte Absatz „Werte von Formularfelder verwenden“ unten auf der Seite beachten).
Allgemein
Bestätigung
Der Bestätigungstext, der dem Benutzer nach dem Absenden des Formulars auf der Webseite angezeigt wird. Um den Bestätigungstext zu formatieren, können Sie die sogenannte Markdown-Syntax verwenden. Wie Sie diese verwenden können, finden Sie in dem Artikel Formatierung von Texten . Sie können dadurch Links einfügen, den Text fett oder kursiv gestalten, Überschriften einbauen und Texte als Codeblock formatieren.
Weiterleiten auf
Alternativ zur Anzeige eines Bestätigungstextes haben Sie auch die Möglichkeit, den Anwender auf eine andere Webseite weiterzuleiten. Geben Sie hierzu in diesem Feld die vollständige URL der Zielseite ein.
Eigenschaften
An
Die E-Mail-Adressen, an die die vom Benutzer eingegebenen Daten versendet werden.
CC
Die E-Mail-Adressen, an die eine Kopie der vom Benutzer eingegebenen Daten versendet wird. Möchten Sie, dass der Nutzer, der das Formular ausgefüllt hat, selbst auch eine E-Mail mit den Daten als Anhang erhält, gehen Sie vor, wie im Absatz „E-Mail-Adresse des Nutzers“ weiter unten beschrieben.
BCC
Die E-Mail-Adressen, an die eine Blindkopie der vom Benutzer eingegebenen Daten versendet wird.
Absendername
Der Name, der als Absender verwendet wird.
Absender-E-Mail-Adresse
Die E-Mail-Adresse, die als Absender verwendet wird. Möchten Sie, dass die wirkliche E-Mail-Adresse des Nutzers dort eingetragen wird und KEINE Standard-E-Mail-Adresse, die Sie bestimmen, gehen Sie wie im folgenden Absatz beschrieben vor.
Antworten senden an
Eine oder mehrere durch Kommata getrennte E-Mail-Adressen, an die eine Antwort auf die E-Mail geschickt werden soll (falls unterschiedlich zum „Absender“-Feld).
Thema
Die Betreffzeile der versendeten E-Mail.
Nachricht
Hier legen Sie fest, welche Nachricht nach dem Abschicken des Formulars versendet wird.
Sie können dabei auf alle Felder zugreifen (siehe Absatz „Werte von Formularfeldern verwenden“) oder aber mit folgender Liste arbeiten.
Beachten Sie hierzu bitte die Beschreibung des Feldes „Format“!
Elemente
In dieser Liste legen Sie fest, welche Formularwerte in der E-Mail angezeigt werden sollen. Die Ausgabe der Werte erfolgt in der Reihenfolge, in der sie in der Liste angeordnet sind.
Um ein neues Formularelement in die E-Mail aufzunehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen in dem angezeigten Menü den Menüpunkt „Element hinzufügen“.
Leere Felder ausblenden
Durch das Aktivieren dieser Checkbox legen Sie fest, dass in der versendeten E-Mail nur die ausgefüllten Felder enthalten sind. Leere Felder werden herausgefiltert.
Format
Wählen Sie hier die Formatvorlage aus, die für die Formatierung der erzeugten E-Mail verwendet werden soll. Im Standard bietet Ihnen Webforms die folgenden Formatvorlagen zur Auswahl an:
- Text: Erstellt eine Text-E-Mail mit dem angegebenen Nachrichtentext und den ausgewählten Formularwerten.
Die Formularwerte werden automatisch als einfache Liste (Beschriftung: Wert) am Ende der Nachricht eingefügt. - HTML: Erstellt eine HTML-E-Mail mit dem angegebenen Nachrichtentext und den ausgewählten Formularwerten.
Die Formularwerte werden automatisch als einfache Liste (Beschriftung: Wert) am Ende der Nachricht eingefügt. - Freemarker (Text): Erstellt eine Text-E-Mail.
Bei Auswahl dieser Formatvorlage wird der Nachrichtentext als Freemarker-Template interpretiert und ausgeführt. Die Formularwerte müssen hierbei manuell in den Nachrichtentext eingefügt werden. - Freemarker (HTML): Erstellt eine HTML-E-Mail.
Bei Auswahl dieser Formatvorlage wird der Nachrichtentext als Freemarker-Template interpretiert und ausgeführt. Den HTML-Code und die Formularwerte müssen Sie hierbei manuell in den Nachrichtentext einfügen.
Bedingungen
Unter dem Karteireiter Bedingungen beim Mailversand können Sie festlegen, bei welchen Benutzereingaben der Mailversand nicht ausgeführt oder ausgeführt werden soll. Wie Sie Bedingungen erstellen und verwenden, finden Sie unter Berechneter Wert, Bedingung und Variablen .
Tipps zum Mailversand
Werte von Formularfeldern verwenden
Sie können die Eingaben des Nutzers verwenden, indem Sie den Namen des betreffenden Eingabefeldes als Variable verwenden, z. B.: ${vorname}
Variablen können Sie u. a. in der Betreffzeile, der Nachricht und der Bestätigung verwenden.
Weitere Informationen und Erklärungen dazu finden Sie im Artikel Bedingungen und Variablen
.
Variablen im Mailversand – vom Nutzer ausgewählte Variablen
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Variablen im Mail-Template so zu verwenden, dass sie nur dann in der versendeten Mail enthalten sind, wenn sie auch vom Nutzer ausgewählt/ausgefüllt wurden. Hierfür muss folgende Syntax benutzt werden:
<#if formularfeldname?has_content>Feldname: ${formularfeldname}</#if>
Achtung, dies hat sich geändert! Die früher bekannte Syntax ist nicht mehr funktionsfähig!
Entfernen von Zeilenumbrüchen deaktivieren
Bei E-Mails, welche mit dem Format „text“ gesendet wurden, kann es vorkommen, dass bei Auswahllisten oder Textareas keine Zeilenumbrüche dargestellt werden. Dies liegt nicht an Webforms sondern am E-Mail-Programm auf Ihren Rechner.
Eine Anleitung, wie Sie dies für MS Outlook umstellen können finden Sie unter folgendem Link Automatisches Entfernen von Zeilenumbrüchen deaktivieren (wird in neuem Tab geöffnet).
Beispiel Bedingungen und Variablen im Mailversand
Um Ihnen die Bedingungen und die Variablen im Mailversand verständlicher zu machen, ist im Folgenden ein Beispiel darüber aufgeführt.
Es handelt sich um ein Formular zu einer Seminarverwaltung. Nutzer können einen Termin auswählen und angeben, ob sie sich von diesem Termin an- oder abmelden möchten. Wenn Sie dann auf den Button „Absenden“ drücken, wird eine Mail an die angegebene E-Mai-Adresse gesendet. Auf dem Bild rechts ist die Vorschau des einfach gestalteten Formulars zu sehen.
Rechts ist das angelegte Formular und die erstellte Bedingung in FirstSpirit zu sehen. Es sind zwei verschiedene Mailversand-Aktionen erstellt worden, da, je nach Bedingung, eine andere E-Mail versendet werden soll. Diese Bedingungen beziehen sich auf die Einfachauswahl mit dem Namen „aktion“. Wichtig ist zu beachten, dass Aktionen standardmäßig nicht ausgeführt werden, wenn die Bedingung erfüllt ist. Dies kann durch das Dropdown unterhalb der Bedingungen jedoch angepasst werden.
Im Beispiel soll also dieser Mailversand ausgeführt werden, wenn die Option „abmelden“ von der Einfachauswahl „aktion“ ausgewählt wurde.
Bei diesem Mailversand handelt es sich um eine Nachricht an die Seminarverwaltung, dass sich jemand zum Seminar anmelden möchte. Bei der anderen Mailversand-Aktion handelt es sich um die Mail zum Anmelden. Die Bedingung dabei ist also, wenn bei der Einfachauswahl „aktion“ anmelden ausgewählt wurde, wird die E-Mail mit dem Anmelden-Text gesendet. Auf diese Weise können Sie bei verschiedenen Eingaben der Nutzer verschiedene E-Mails versenden lassen. Dies ist insbesondere bei verschiedenen Empfängern interessant.
Auf dem Bild rechts ist bei der Nachricht die Variable ${terminauswahl} zu sehen.
Dadurch wird der Wert der Auswahl des Nutzers bei der Einfachauswahl „terminauswahl“ im Nachrichtentext ausgegeben, hier entweder der 01.06.2019 oder 02.06.2019. Zusätzlich wurde im Beispiel das Format „Freemarker (Text)“ ausgewählt, damit der Text richtig in der E-Mail angezeigt wird.