Mailversand und Mailtemplate
Formularaktion
Die Aktion Mailversand sendet entweder alle oder von Ihnen ausgewählte Daten des Formulars und verschickt sie als E-Mail bzw. E-Mail-Anhang an eine zuvor spezifizierte Adresse. Die im Formular genutzten Variablen, bzw. deren Werte, werden ebenfalls mit versendet. Im Folgenden wird erläutert, wie der Mailversand so angepasst werden kann, dass die gewünschten Informationen übermittelt werden.
Zusätzlich können Sie bestimmen, ob die E-Mail-Adresse des Absenders mit übermittelt werden soll und welche Bestätigung dieser beim Absenden auf der Webseite erhält. Bei den meisten Feldern können Sie über Variablen auf Formularwerte zugreifen (bitte Absatz „Werte von Formularfelder verwenden“ unten auf der Seite beachten).
Allgemein
Bestätigung
Der Bestätigungstext, der dem Benutzer nach dem Absenden des Formulars auf der Webseite angezeigt wird. Um den Bestätigungstext zu formatieren, können Sie die sogenannte Markdown-Syntax verwenden. Wie Sie diese verwenden können, finden Sie in dem Artikel Formatierung von Texten.
Wie Sie es von Ihrem E-Mail-Programm kennen, geben Sie hier den Empfänger, einen Betreff und den Nachrichtentext ein. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, genau zu bestimmen, welche der vom Anwender eingegebenen Daten in der Mail versendet werden sollen.
Empfänger-E-Mail-Adresse
Die E-Mail-Adresse(n), an die die vom Benutzer eingegebenen Daten versendet werden.
CC
Die E-Mail-Adresse(n), an die eine Kopie der vom Benutzer eingegebenen Daten versendet wird. Möchten Sie, dass der Nutzer, der das Formular ausgefüllt hat, selbst auch eine E-Mail mit den Daten als Anhang erhält, gehen Sie vor, wie im Absatz „Adresse des Nutzers verwenden“ weiter unten beschrieben.
BCC
Die E-Mail-Adresse(n), an die eine Blindkopie der vom Benutzer eingegebenen Daten versendet wird.
Absendername
Der Name, der als Absender verwendet wird.
Absender-E-Mail-Adresse
Die E-Mail-Adresse, die als Absender verwendet wird. Möchten Sie, dass die wirkliche E-Mail-Adresse des Benutzers dort eingetragen wird und KEINE Standard-E-Mail-Adresse, die Sie bestimmen, gehen Sie wie im folgenden Absatz beschrieben vor.
Antworten senden an
Eine oder mehrere durch Kommata getrennte E-Mail-Adressen, an die eine Antwort auf die E-Mail geschickt werden soll (falls unterschiedlich zur Absender-E-Mail-Adresse).
Betreff
Die Betreffzeile der versendeten E-Mail.
Nachricht
Der Text, der zusätzlich zu den Formulardaten in den Nachrichtentext der E-Mail eingefügt wird. Oder aber falls keine Formularelemente weiter unten ausgewählt werden, dann ausschließlich dieser Nachrichtentext. Sie können dabei auch auf alle Formularelemente zugreifen (siehe Absatz „Werte von Formularfeldern verwenden“) oder aber mit folgender Liste arbeiten.
Beachten Sie hierzu bitte die Beschreibung des Feldes „E-Mail-Format“!
Formularelemente
In dieser Liste legen Sie fest, welche Formularwerte in der E-Mail angezeigt werden sollen. Die Ausgabe der Werte erfolgt in der Reihenfolge, in der sie in der Liste angeordnet sind.
Um ein neues Formularelement in die E-Mail aufzunehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen in dem angezeigten Menü den Menüpunkt „Element hinzufügen“.
Durch einen Doppelklick auf die neu hinzugefügte Zeile öffnet sich eine Auswahlbox. Wählen Sie hier das gewünschte Formularelement aus.
Um alle bestehenden Formularelemente in die E-Mail aufzunehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld. Wählen Sie anschließend in dem angezeigten Menü den Menüpunkt „Alle Elemente hinzufügen“.
Wenn Sie an dieser Stelle keine explizite Auswahl treffen, enthält die versendete E-Mail nur den angegebenen Nachrichtentext.
Felder, die durch Bedingungen ausgeblendet sind, werden in keinem Fall in die E-Mail übernommen.
Leere Formularfelder ausblenden
Durch das Aktivieren dieser Checkbox legen Sie fest, dass in der versendeten E-Mail nur die ausgefüllten Felder enthalten sind. Leere Felder werden heraus gefiltert.
E-Mail-Format
Wählen Sie hier die Formatvorlage aus, die für die Formatierung der erzeugten E-Mail verwendet werden soll. Im Standard bietet Ihnen Formcentric die folgenden Formatvorlagen zur Auswahl an:
- Text: Erstellt eine Text-E-Mail mit dem angegebenen Nachrichtentext und den ausgewählten Formularwerten.
Die Formularwerte werden automatisch als einfache Liste (Beschriftung: Wert) am Ende der Nachricht eingefügt. - HTML: Erstellt eine HTML-E-Mail mit dem angegebenen Nachrichtentext und den ausgewählten Formularwerten.
Die Formularwerte werden automatisch als einfache Liste (Beschriftung: Wert) am Ende der Nachricht eingefügt. - Freemarker (Text): Erstellt eine Text-E-Mail.
Bei Auswahl dieser Formatvorlage wird der Nachrichtentext als Freemarker-Template interpretiert und ausgeführt. Die Formularwerte müssen hierbei manuell in den Nachrichtentext eingefügt werden. - Freemarker (HTML): Erstellt eine HTML-E-Mail.
Bei Auswahl dieser Formatvorlage wird der Nachrichtentext als Freemarker-Template interpretiert und ausgeführt. Den HTML-Code und die Formularwerte müssen Sie hierbei manuell in den Nachrichtentext einfügen.
Detaillierte Beispiele zu den jeweiligen Formatvorlagen finden Sie in der Dokumentation des Herstellers (wird in neuem Tab geöffnet) zu der Aktion Mailversand.
Bedingungen
Unter dem Karteireiter Bedingungen beim Mailversand können Sie festlegen, bei welchen Benutzereingaben der Mailversand nicht ausgeführt oder ausgeführt werden soll. Wie Sie Bedingungen erstellen und verwenden, finden Sie unter Bedingung.
Tipps zum Mailversand
Werte von Formularfeldern verwenden
Sie können die Eingaben des Nutzers verwenden, indem Sie den Namen des betreffenden Eingabefeldes als Variable verwenden, z. B.: ${vorname}
Variablen können Sie u. a. in der Betreffzeile, der Nachricht und der Bestätigung verwenden.
Weitere Informationen und Erklärungen dazu finden Sie im Artikel Berechneter Wert und Variablen.
Variablen im Mailversand – vom Nutzer ausgewählte Variablen
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Variablen im Mail-Template so zu verwenden, dass sie nur dann in der versendeten Mail enthalten sind, wenn sie auch vom Nutzer ausgewählt/ausgefüllt wurden. Hierfür muss folgende Syntax benutzt werden:
<#if formularfeldname!="">Feldname: ${formularfeldname}</#if>
Entfernen von Zeilenumbrüchen deaktivieren
Bei E-Mails, welche mit dem Format „Text“ gesendet wurden, kann es vorkommen, dass bei Dropdown-Listen oder langem Text keine Zeilenumbrüche dargestellt werden. Dies liegt nicht an Formcentric, sondern am E-Mail-Programm auf Ihrem Rechner.
Eine Anleitung, wie Sie dies für MS Outlook umstellen können finden Sie unter folgendem Link Automatisches Entfernen von Zeilenumbrüchen deaktivieren (wird in neuem Tab geöffnet).
Beispiel Bedingungen und Variablen im Mailversand
Um Ihnen die Bedingungen und die Variablen im Mailversand verständlicher zu machen, ist im Folgenden ein Beispiel aufgeführt.
Es handelt sich um ein Formular zu einer Seminarverwaltung. Nutzer können einen Termin auswählen und angeben, ob sie sich von diesem Termin an- oder abmelden möchten. Wenn Sie dann das Formular absenden, wird eine Mail an die angegebene E-Mai-Adresse gesendet. Rechts sehen Sie die Vorschau des einfach gestalteten Formulars.
Rechts ist nun das angelegte Formular und die erstellte Bedingung in FirstSpirit zu sehen. Es sind zwei verschiedene Mailversand-Aktionen erstellt worden, da, je nach Bedingung, eine andere E-Mail versendet werden soll. Diese Bedingungen beziehen sich auf die Einfachauswahl mit dem technischen Namen „registrierung“. Wichtig ist zu beachten, dass Aktionen standardmäßig nicht ausgeführt werden, wenn die Bedingung erfüllt ist. Dies kann durch das Dropdown unterhalb der Bedingungen jedoch angepasst werden.
Im Beispiel soll also dieser Mailversand ausgeführt werden, wenn die Option „abmelden“ von der Einfachauswahl „registrierung“ ausgewählt wurde.
Bei diesem Mailversand handelt es sich um eine Nachricht an die Seminarorganisatoren, dass sich jemand vom Seminar abmelden möchte. Bei der anderen Mailversand-Aktion handelt es sich um die Mail zum Anmelden. Die Bedingung dabei ist also, wenn bei der Einfachauswahl „registrierung“ anmelden ausgewählt wurde, wird die E-Mail mit dem Anmelden-Text gesendet. Auf diese Weise können Sie bei verschiedenen Eingaben der Nutzer verschiedene E-Mails versenden lassen. Dies ist insbesondere bei verschiedenen Empfängern interessant.
Auf dem Bild rechts ist bei der Nachricht die Variable ${terminauswahl} zu sehen.
Dadurch wird der Wert der Auswahl des Nutzers bei der Einfachauswahl „terminauswahl“ im Nachrichtentext ausgegeben, hier entweder der 01.08.2025 oder 02.08.2025. Zusätzlich wurde im Beispiel das Format „Freemarker (Text)“ ausgewählt, damit der Text richtig in der E-Mail angezeigt wird.