FirstSpirit Basiswissen kompakt

Hier finden Sie eine Zusammenfassung unserer FirstSpirit Basisschulung mit Hinweisen auf einzelne Artikel in unserer Online-Hilfe. Diese wird immer wieder angepasst und bei Bedarf erweitert. Dies ist eine Einführung im Umgang mit FirstSpirit und ermöglicht Ihnen das Erlernen der Basisfunktionen zur Erstellung/Bearbeitung Ihrer Webseiten.

Da dies eine sehr umfangreiche und dennoch kompakte Zusammenfassung ist, kann dies eine Basisschulung nur mit Eigeninitiative und Selbststudium ersetzen.
Weiterhin empfehlen wir die Verwendung der aktuellen Folien der Basisschulung sowie des Handout.

Hinweise zu diesem Überblick:

  • Eine Einführung in die Nutzung von FirstSpirit, daher werden nicht alle Möglichkeiten, die zur Verfügung stehen beschrieben.
  • Es werden ausschließlich responsive Inhalte erläutert
    (in den Artikeln unserer Online-Hilfe in der Regel beide Designs).
  • Vorstellung der aktuellen Standardseitenvorlagen (also nicht aller verfügbaren)
  • Einblick in aktuelle Absatzvorlagen
    (es werden nicht alle Vorlagen vorgestellt, mehr in der Webteam Hilfe)

Die folgende Unterteilung orientiert sich an dem Ablauf der FirstSpirit Basisschulung.

Das Corporate Design der TU

Das Corporate Design (CD) der Technischen Universität Darmstadt wurde speziell für diese durch eine Design-Agentur erstellt.

Es gibt also keine andere Universität oder Einrichtung mit einem identischen Design.

Das CD der TU hat folgende Eigenschaften

  • Es ist direkt in FirstSpirit integriert und wird somit automatisch für Ihre Webseiten umgesetzt. Es ist keine Administration Ihrerseits erforderlich.
  • Es ermöglicht dennoch einen gewissen Spielraum der Individualisierung mittels Farb- und Seitengestaltung.
  • Die Marke „TU Darmstadt“ ist durch folgende Haupteigenschaften des CD auf sämtlichen Auftritten gegeben:
    • optisch einheitlich
    • wiedererkennbar
    • unverwechselbar

Webauftritt mit dem Corporate Design gestalten

Ihr Webaufttritt ist die öffentliche Darstellung Ihrer Institution, daher sind folgende Punkte für den Besucher wichtig und zu beachten:

  • Um welchen Auftritt welcher Institution handelt es sich?
  • Was und wo finde ich dies hier?
  • Wird auf News/Veranstaltungen hingewiesen?

Das Corporate Design und Elemente in FirstSpirit ermöglichen Ihnen genau auf diese Fragestellungen entsprechend eingehen zu können. So gibt es beispielsweise eine feste Position unter der Athene, in dem für jeden Auftritt entsprechend die Institution angezeigt wird. Dies ist für Besucher von TU-Seiten eine Art „Anker“, egal auf welchem Auftritt sie sich befinden.

WCMS FirstSpirit

WCMS = Web Content Management System

Die Eigenschaften eines WCMS sind:

  • Redaktionelle Bearbeitung von Webauftritten
  • Layout und Auftrittsstruktur von Inhalt getrennt
  • Datenbank-Unterstützung inklusive (vom Webteam fest integrierte Formen -> Datenquellen)

Einige Vorteile dieser Eigenschaften bzw. des WCMS:

  • Paralleles Arbeiten mehrerer Redakteure möglich
    • Nicht am gleichen Objekt!*
  • automatische Erzeugung von Listen- und Detailseiten durch Einsatz von Datenquellen (Kontakte, News…)

*Wenn ein/e Redakteur/in ein Objekt bearbeiten möchte, muss diese/r in den Bearbeitungsmodus des Objekts wechseln. Mit diesem Schritt wird das Objekt für andere Nutzer gesperrt. Erst nach Verlassen des Bearbeitungsmodus ist dieses Objekt für andere zur Bearbeitung wieder frei verfügbar.

FirstSpirit ist ein solches WCMS. Bei der Umgebung für die TU ist das Grunddesign so entkoppelt, dass Sie dies nur teilweise beeinflussen können um die Marke der TU klar erkennbar zu halten.

FirstSpirit starten

Informationen zum erreichen und starten des SiteArchitects von FirstSpirit

Beachten Sie hierzu bitte insbesondere die Installation und Einrichtung des FirstSpirit Launchers (Startprogramm für Ihr Betriebssystem).

Nach der Einrichtung des FirstSpirit Launchers können Sie den SiteArchitect jederzeit über das entsprechende Symbol auf dem Redaktionssystem erreichen und im Anschluss Ihr FirstSpirit Projekt wählen oder direkt das entsprechende Projekt im Schnellstart öffnen.

Mehr zum Thema FirstSpirit Projekte

Aufbau der FirstSpirit (SiteArchitect) Oberfläche

Bereiche von FirstSpirit

Wenn Sie mit der Maus über den linken Bildschirmrand fahren, sehen Sie die volle vertikale Navigation. Sie müssen hierfür nicht klicken, lediglich mit dem Mauszeiger darüber ziehen.

Für die redaktionelle Arbeit benötigen Sie nur die folgenden vier Bereiche, welche Sie auch in dem Aufbau unserer Hilfe wieder finden:

  • Inhalte: Aufbau der einzelnen Seiten
  • Datenquellen: Datenbanken mit News und Kontakten
  • Medien: Fotos, Dokumente etc.
  • Struktur: Menüstruktur

Die einzelnen Bereich sind farblich gekennzeichnet, was sich durch das ganze System zieht und Ihnen bei der Orientierung hilft.

Beachten Sie bitte zum Thema Namen das Handout. Hier finden Sie eine kompakte Zusammenfassung hinsichtlich „welcher Name ist wo zu sehen“ und „wie bildet FirstSpirit Adressen“.

Auch wird der Bereich unter dem Thema Bedienung von FirstSpirit in der Hilfe hierzu derzeit erweitert.

Vorschau

Sie können in FirstSpirit die Vorschau nutzen, um sich Ihre Seiten bereits vor Onlinegang anzusehen. Beachten Sie bitte auch die verschiedenen Möglichkeiten der Nutzung (integriert oder im Browser) sowie die verschiedenen Vorschauvarianten (normal und nur freigegebene Objekte). Folgende Artikel unsere Hilfe unterstützen Sie dabei:

Die Vorschau nutzen
Die responsive Vorschau richtig nutzen (+ mobile Ansichten simulieren)

Beachten Sie bitte, dass die Farbe und weitere Auftrittseigenschaften erst in der Struktur definiert werden. Sollten Sie sich also eine neu erstellte Seite im Inhalt in der Vorschau ansehen, werden hier noch keine farbigen Verweise etc. zu sehen sein. Sobald die Verknüpfung (siehe Seitenreferenz) zur Struktur hergestellt wurde und dort entsprechende Farbe definiert wurde (Metadaten), erscheint die Vorschau in dieser Farbe, auch in der Vorschau aus dem Inhalt.

Freigabe

Damit ein Objekt aus FirstSpirit später online erscheint muss dieses und alle abhängigen Objekte ebenfalls, freigegeben werden. Wie diese Freigabe funktioniert finden Sie in dem Artikel Freigabe.

Hinweis

Eine Freigabe kann nicht rückgängig gemacht werden!
Nochmalige Anpassung und wiederholte Freigabe ist immer möglich.

Im Bereich Inhalte beginnt jede neue Seite von Ihnen. Hier legen Sie den Inhalt, wie der Name schon sagt, fest. Sie erstellen also eine Seite und darauf dann entsprechende Texte, Tabellen etc.

Wir beginnen mit den grundlegenden Standardseitenvorlagen und den verfügbaren Absatzvorlagen. Anschließend folgen die Schritte für die Anlage verschiedener Elemente im Bereich Inhalte.

Seitentypen bwz. Seitenvorlagen

In FirstSpirit erstellen Sie Seiten mit Hilfe von vorgefertigten Seitenvorlagen. Überwiegend werden Sie hierzu die Standardseitenvorlagen verwenden. Es gibt hier diese 3 Vorlagen:

Startseite
Verteilerseite
Standardseite

Diese Seitentypen können mit einer Anzahl von Absatzvorlagen gestaltet werden. Manche Absatzvorlagen sind exklusiv auf bestimmten Seitenvorlagen oder -bereichen einsetzbar.

Hinweise hierzu und weiteren speziellen Seitenvorlagen finden Sie detailliert in der Hilfe im Bereich Inhalte.

Hinweis

Für nähere Informationen zu den einzelnen Seitentypen und Ihren Eigenschaften folgen Sie bitte den oben aufgeführten Links. In den verknüpften Artikeln werden auch alle Eingaben für eine Seite erläutert, wie bspw. die Seiteninformationen.

Absatzvorlagen

Das Webteam stellt in FirstSpirit eine Vielzahl von Absatzvorlagen zur Gestaltung Ihrer Webseite zur Verfügung. Diese werden in folgende Kategorien unterteilt:

  • Datenquellen: Nutzung von Kontakten, News etc. aus dem Datenbereich für Inhalte auf Seiten
  • Akzente (Responsive): Infobox, Faktenbox etc.
  • Standard: Text/Bild, Tabelle etc.
  • Teaser (Responsive): Text-Bild-Teaser, Box-Teaser etc.
  • Veranstaltungskalender: Veranstaltungsliste
  • Webforms: Formular
  • Erweitert: Bildergalerie, FAQ etc.

Ordner, Seite & Absatz anlegen

Sie können unter Inhalte verschiedene Elemente anlegen, abhängig davon, wo Sie sich befinden und was Sie erzielen möchten. Wir schauen uns hierbei Ordner, Seite und Absatz an:

Ordner

Im Bereich Inhalte haben Ordner eine rein redaktionelle Funktion. Diese dienen der Strukturierung Ihrer Inhalte, damit Sie sich als Redakteur zurecht finden. Dieser Aufbau hat noch nichts mit der Struktur im Web auf Ihrer Webseite zu tun. Jedoch ist es ratsam eine ähnliche Strukturierung im Inhalt aufzubauen, damit man sich in beiden Bereichen, also Inhalte und Struktur besser zurecht findet.

Ordner in FirstSpirit unter Inhalte anlegen

Seite

Um mit der Gestaltung Ihres Auftritts zu beginnen oder einen neuen Bereich zu erstellen, legen Sie eine neue Seite an.
Diese können Sie anschließend mit diversen Absatzvorlagen gestalten. Achten Sie darauf, dass nicht alle Seitentypen über die gleiche Auswahl verfügen!
Achten Sie bei neuen Seiten insbesondere darauf, den Seitentitel zu befüllen. Sie finden diesen in den Seiteninformationen.

Absatz

Mit Absätzen können Sie den Aufbau der Seite gestalten.
Anlage eines neuen Absatzes
Sie finden Informationen zu den verschiedenen Vorlagen in unserer Hilfe unter Inhalte.

Tipp

Wenn Sie eine neue Seite anlegen, ist es ratsam beim Referenznamen bereits im Bereich Inhalte mit einem Kürzel (z.B. gugw, hrz oder auch fb20) zu arbeiten, um die Eindeutigkeit des Referenznamens zu gewährleisten. Es ist am sinnigsten sich einmal im Redaktionssteam auf ein Kürzel zu einigen und auch ob es vor oder hinter einer Seitenbezeichnung stehen soll.

Wenn Sie später eine Verknüpfung in die Struktur herstellen, werden die Referenznamen der Seiten automatisch übernommen und müssen so in der Regel nicht nochmals manuell angepasst werden.

In FirstSpirit sind die Medien getrennt vom Inhalt abzulegen. Alle Medien (Dateien und Bilder), die Sie direkt in Ihrer Webseite verwenden möchten, sollten hier hochgeladen werden. Dies gilt insbesondere für Bilder.

Achtung!

Medien sind prinzipiell nicht zugriffsgeschützt! Falls Sie also eine Seite oder einen Bereich entsprechend einrichten, sind Medien davon ausgenommen und bei Kenntnis über deren Adresse auch erreichbar.

Mehr zu diesem Thema

Was genau ist eigentlich ein Medium?

Das Medium ist wie eine Hülle in dem mehrere Dateien/Bilder je nach Optionen abgelegt werden können. Wichtige Eigenschaften von Medien:

  • Sprachabhängig
    • Hiermit können zwei Varianten eines Mediums in zwei Sprachen hinterlegt werden, welche automatisch entsprechenden Inhalten zugeordnet werden
  • Beschreibung (Barrierefreiheit!)
    • Wird bspw. von Vorleseprogrammen interpretiert
  • Metadaten mit Bildrechten versehen (nur bei Bildern!)
    • Fotograf/Agentur ohne Zusätze
    • Diese werden auf/neben Bildern auf der Seite ausgegeben

Ordner & Medium anlegen

Ordner anlegen

Im Bereich Medien dienen die Ordner ebenfalls rein zur Strukturierung des Bereichs für die Redakteure. Beachten Sie jedoch, dass hier die Referenznamen eine wichtige Rolle spielen und nachträglich nur direkt bei Neuanlage geändert werden sollten, da Sie Teil einer Medienadresse sind.

Auf dem Handout finden Sie zur Bildung einer Medienadresse eine entsprechende Grafik.

Meist macht es Sinn Ordner für eine thematische Unterteilung anzulegen, wie bspw. Logos, Bühnenbilder, Mitarbeiter etc.

Neuen Ordner unter Medien anlegen

Medium anlegen bzw. hochladen

Bei der Anlage von Medien sind verschiedene Dateiformate erlaubt. Generell ist zu Beginn zwischen einem Bild und einer Datei auszuwählen.
Hinweis: Videoformate sind generell nicht zugelassen, da Videos in der Regel von der Dateigröße her recht groß sind. Bitte legen Sie diese bspw. auf dem Medienserver des HRZ oder einem ähnlichen vorhandenen Hilfsmittel der TU Darmstadt ab.

Bilder dürfen maximal 2MB und Dateien maximal 20MB groß sein. Sind die Medien größer, so können Sie diese bei der Anlage nicht von Ihrem PC auswählen.

Generell sollte bei Bildern auf eine angemessene Auflösung geachtet werden. Jedoch ist ein Maximalmaß von 2600px in der Breite für Bühnenbilder vollkommen ausreichend.
Die Abmessungen sollten dem Zweck des Bildes entsprechen. Ein Personenbild muss in der Regel nicht so groß sein, wie ein Bühnenbild etc. Je mehr ein Bild durch FirstSpirit skaliert wird, desto mehr verliert es dadurch an Qualität/Schärfe.

Weiterführende Informationen sowie detaillierte Anleitung unter Medien in FirstSpirit hochladen.

Tipp

Es ist möglich ein Medium nachträglich noch als sprachabhängig oder eben sprachunabhängig zu definieren. Hierfür das Medium in der Baumstruktur der Medien auswählen und im Kontextmenü unter Extras den passenden Befehl ausführen.

Metadaten von Medien

In der Regel macht es nur bei Bildern Sinn, diese zu setzen, da hier Bildrechte angegeben werden sollten.
Sie sind als Webredakteure verpflichtet, sich rechtlich durch Angabe der Bildrechte, welche automatisch auf der Webseite beim Bild angezeigt werden, abzusichern.
Generell dürfen Sie nur Bildmaterial auf Ihren Seiten einsetzen, für welches Sie die entsprechenden Berechtigungen erworben haben oder falls Sie selbst entsprechendes Bildmaterial erstellt haben.

Detaillierte Informationen zur Einrichtung der Metadaten von Medien

Medium in Ihre Seite einbinden

Sobald Sie das Medium in FirstSpirit geladen haben, können Sie dieses entsprechend auf Ihrer Seite (im Inhalt) oder bspw. in einem Kontakt (in Datenquellen) nutzen.
Dies geschieht, abhängig davon, ob es sich um ein Bild oder eine Datei handelt, auf unterschiedliche Weise.

Ausführliche Anleitung zum Einbinden eines Mediums

Medium ersetzen und Auflösungen nutzen

Medium ersetzen (Bild & Datei)

Es ist möglich ein Medium mit einer anderen Version des Bildes oder Datei zu ersetzen. Dies ist bspw. für neue Versionen oder bessere Qualität sinnvoll.

Vorteil: Verknüpfungen/Einbettungen des Mediums bleiben erhalten und aktualisieren sich mit Freigabe des Mediums automatisch.
Beispiele: Neuer Semesterplan, neues Organigramm.

Medium mit neuer Version austauschen

Auflösungen befüllen, direkt oder mit Ausschnitt des Originals

Jedes Bild verfügt über mehrere Verwendungsmöglichkeiten von Auflösungen, die bei verschiedenen Vorlagen eingesetzt werden. Die Namen der Auflösungen geben hier entsprechende Anhaltspunkte.

Die Nutzung dieser Auflösungen ist sinnvoll, wenn ein Bild auf der Seite kleiner dargestellt und mit Klick vergrößert werden soll.

Beispiel: Screenshot mit Bildausschnitt für die verkleinerte Ansicht hinterlegen.

Auflösungen von Bildern verwenden

Die Struktur ist das Herzstück Ihres Webauftritts. Hier muss jedoch auch mehr auf Namen, korrekte Reihenfolge und gute Struktur geachtet werden.

Sie definieren in diesem Bereich, wie sich das Menü aufbaut und welche Seite wo mit welchem Klick aufrufbar ist.

Kurz & knapp

Fakten zur Struktur:

  • Redaktionelle Trennung von Inhalt & Struktur
  • Nur was hierher verknüpft ist, erscheint online!
  • Strukturaufbau bildet Adresse einer Seite
  • Aufbau Ihrer Menü- und Webseitenstruktur
  • Auf erster Ebene maximal vier Menüpunkte
  • Menütiefe bis auf vierte Ebene im Flyout-Menü, danach in der Desktopansicht als Subnavigation in der Marginalienspalte
  • Auftritts-/Seiteneigenschaften wie Farbe etc. über Metadaten

Menüebene

Durch die Menüebenen (Ordnersymbol) legen Sie Ihre Menüpunkte für Ihren Webauftritt fest.
Zu beachten ist, dass es auf der ersten Ebene, direkt unter der www-Ebene, welche die Hauptebene Ihres Auftritts darstellt, nur maximal vier Punkte gibt, welche auf der Seite angezeigt werden. Sie können zwar mehr anlegen, jedoch sind diese dann nicht zu sehen. Das bedeutet jedoch trotzdem eine Erreichbarkeit, wenn man die Adresse kennt oder Sie in den Bereich verweisen.
Diese vier Punkte bilden die Hauptebene Ihrer Menünavigation und sind in der Desktopansicht immer direkt zu sehen. Im nebenstehenden Bild hellblau markiert.

Die verschiedenen Tiefen der Menüebenen

Eine neue Menüebene anlegen und Menüreihenfolge ändern

Eine Menüebene verfügt über folgende Namen, auf die Sie bei der Erstellung besonders achten sollten (siehe Handout):

  • Anzeigenamen (DE/EN):
    Diese sind nur für Redakteure sichtbar
  • Referenzname:
    Dieser ist Teil der späteren Adresse der Seiten unterhalb dieser Ebene. Sollte daher nach Onlinegang nicht mehr geändert werden. Insbesondere auf automatische Hochzählungen ist zu achten! Diese lassen sich durch ein vereinbartes Instituts-/Bereichskürzel meist vermeiden. Mehr zu Referenznamen
  • Menüname (DE/EN):
    Name wird zu Beginn aus Anzeigename übernommen, kann jedoch jederzeit angepasst werden und steht als Menüpunkt auf der Webseite. Kann für die englischsprachige Variante entsprechend übersetzt werden.

Eine Menüebene allein reicht jedoch für ein Verhalten mit Klick noch nicht aus. Sie müssen definieren, auf welche Seite der Leser beim Klick auf den entsprechenden Menüpunkt gelangen soll. Daher ist die Anlage mindestens einer Seitenreferenz in den meisten Fällen erforderlich.
Ausnahmen können Menüpunkte mit sehr vielen Unterpunkten sein, welche wiederum dann auf Seiten führen.

Weiterführende Informationen zur Navigation

Seitenreferenz

Eine Seitenreferenz stellt eine Referenzierung zum Inhalt dar. Wie zu Beginn benannt ist nur online erreichbar, was in die Struktur verknüpft wurde. Somit sind die Seiten im Inhalt nicht direkt, sondern nur über eine Seitenreferenz online verfügbar.
Dies bedeutet auch, dass Sie in den Inhalten alle Seiten eines neuen Bereichs vorbereiten können und erst wenn Texte etc. vollendet wurden, können Sie die Verbindung zur Struktur herstellen, hier ggf. Menüebenen dafür anlegen und im Anschluss alles durch Freigabe online stellen.

Eine neue Seitenreferenz anlegen

Eine Seitenreferenz verfügt über folgende Namen, auf die Sie bei Anlage achten sollten:

  • Anzeigenamen (DE/EN):
    In der Regel ist dies nur von Redakteuren sichtbar, aber Achtung! Sollten Sie der referenzierten Seite im Inhalt keinen Seitentitel gegeben haben, so wird automatisch dieser im Hintergrund durch den Anzeigenamen ersetzt! Der Seitentitel ist im Reiter oder Fenster des Browsers am oberen Rand zu sehen – also für die Besucher der späteren Seite!
  • Referenzname:
    Muss wie überall eineindeutig sein, ist jedoch nicht Teil der Adresse. Da zu Beginn dieser auch für den Dateinamen herangezogen wird (kopiert), sollte er jedoch möglichst gut gewählt sein. Wenn Sie im Inhalt bereits auf gute Referenznamen der Seiten geachtet haben, können Sie diesen hier einfach übernehmen.
  • Dateiname:
    Dieser wird zu Beginn nach Anlage aus dem Referenznamen befüllt. Kann jedoch abgeändert werden.
    Achtung: Dieser ist Teil der Adresse und sollte nicht ständig angepasst werden, da sonst sämtliche Verweise/Lesezeichen auf die Seite zerstört werden.
    -> Eine „Startseite“ jeder Menüebene sollte möglichst den Dateinamen „index“ erhalten. Dies vermindert Dopplungen von Namen in der Adresse und bietet weitere Vorteile (mehr hierzu).

Tipp

Es ist möglich das Ziel einer Seitenreferenz nachträglich anzupassen. Dies ist insbesondere sinnvoll bei bereits geschalteten Seiten, welche man neu im Inhalt gestaltet hat, da hierdurch die Webadresse nicht verändert wird.

Hierzu dient der Befehl Andere Seite referenzieren im Kontextmenü (ausführliche Anleitung).

Startmenü/Startseite

Das Objekt, welches als Erstes angelegt wird, ist automatisch das „Startobjekt“ in diesem Bereich. Dieses wird mit einem roten Pfeil davor markiert, anstelle der sonst blauen Färbung in der Struktur.

Es gibt Startmenüebenen und Startseiten(-referenzen), bitte nicht mit dem Seitentyp Startseite verwechseln.

Generell gilt für diese Startobjekte, dass diese als erstes herangezogen werden.

Beispiel:
Sie legen eine Menüebene an und darin legen Sie zwei Seitenreferenzen an. Sie verknüpfen dabei erst die Seite aus dem Inhalt, die Sie bei Klick auf den Menüpunkt erreichen möchten. Beispielsweise eine Seminarbeschreibung für Studierende.
Sie haben aber noch eine zweite Seite im Inhalt, ein Anmeldeformular bspw., welches keinen eigenen Menüpunkt benötigt, sondern auf das Sie im Text Seminarbeschreibung verweisen möchten mit „Hier können Sie sich anmelden“ und einem Link. Sie müssen jedoch die Seite mit dem Formular als Seitenreferenz verknüpfen, denn wie oben beschrieben, ist nur online, was in die Struktur verknüpft wurde.
Diese zweite Seitenrefernz, wenn in dieser Reihenfolge angelegt, ist keine Startseite(-nreferenz) und hat keinen roten Pfeil als Markierung.

Sollten Sie einmal eine Seitenreferenz als Startseite definieren wollen, so können Sie dies mit dem entsprechenden Befehl im Kontextmenü umsetzen.

Mehr hierzu (mit Bildern) auf den folgenden Seiten:
Neue Menüebene anlegen
Neue Seitenreferenz anlegen

Adressbildung der Seiten

Wie bei Menüebenen und Seitenreferenzen erwähnt, bilden bestimmte Namen dieser in Kombination mit der www-Hauptebene die Adresse jeder Seite.

Beachten Sie hierzu bitte die Grafik auf dem Handout, welches Sie hierzu gerade zu Beginn der Arbeit mit FirstSpirit möglichst als Erinnerungsstütze verwenden sollten.

Faustregel für die Struktur:
Die Adresse einer Seite wird durch die Referenznamen der Menüebenen und des Dateinamens der Seitenreferenz gebildet.

Verschieben von Objekten in der Struktur

Es ist möglich nachträglich die aufgestellte Struktur durch Verschiebung der Objekte anzupassen. Bedenken Sie jedoch, dass hierdurch auch die Adressen der Seiten verändert werden!

Dynamische Verknüpfungen (interne Verweise), welche auf die Objekte zeigen, gehen dabei nicht verloren und funktionieren weiterhin nach Freigabe und Generierung der verschobenen Objekte/Bereiche.

Kopieren von Elementen in der Struktur sollten Sie jedoch möglichst vermeiden, da hierdurch wieder ungewollt Hochzählungen in den Referenznamen und somit unschöne Adressen entstehen.

Metadaten

Durch Metadaten lassen sich Einstellungen für den gesamten Auftritt oder einzelne Unterbereiche festlegen.

Dazu zählen:

  • Anpassungen am Corporate Design: Einrichtung, Sublogo, Farbe
  • Anpassung der Marginalienspalte: Kontakt/e im Kontaktbutton, Globale Absätze, Subnavigation
  • Zugriffsschutz

Da die verfügbaren Einstellungen sehr breit gefächert sind, beachten Sie bitte die ausführlichen Beschreibungen des Artikels Metadaten – Überblick und Verwendung

Hinweis

Metadaten werden immer abwärts vererbt bis neue gesetzt und hierbei Anpassungen vorgenommen werden!

Sie können auf Menüebenen und Seitenreferenzen gesetzt werden.
Empfehlung: Auf Ebenen setzen, meist praktischer für Strukturanpassungen.

Es gibt für das FirstSpirit der TU verschiedene nutzbare Datenquellen. Beachten Sie hierzu den Bereich Datenquellen unserer Hilfe.

Hier werden nun lediglich die gängigsten Datenquellen betrachtet: Kontakte und News:

  • Aktuelle Nachrichten und Kontaktinformationen werden als Einträge in verschiedenen Tabellen gespeichert
  • Kontakte können zu Einrichtungen und Gruppen zugeordnet werden, News zu Rubriken und Themen
  • Entsprechend ist eine gefilterte oder gegliederte automatische Auflistung möglich

Hinweis

Datenquellen gelten pro FirstSpirit Projekt und können in der Regel von allen genutzt/bearbeitet werden. Einige wenige werden erst auf Anfrage für Berechtigungsgruppen freigeschaltet, achten Sie hierzu auf die Hinweise in der Hilfe zu den einzelnen Datenquellentypen.

Bitte gehen Sie daher verantwortungsvoll mit den Datensätzen um.

Kontakte

Wie oben erwähnt, können Kontakte zu einzelnen Einrichtungen und Gruppen zugewiesen werden. Bedeutung dieser Begriffe:

  • Einrichtungen: Institut, Projekt etc.;
    Zu Beginn eine zu jedem Auftritt
  • Gruppen/Untergruppen: Leitung, wiss. Mitarbeiter, Studenten etc.
    Von allen im Projekt genutzt!
  • Kontakt: Kontaktdatensätze
    Möglichst einer pro Person, bei mehreren Adressen oder Zuordnungen ggf. mehrere notwendig

Sie können in jedem dieser Bereiche neue Datensätze anlegen und verwenden.

Wurden Kontakte angelegt und mindestens einer Einrichtung zugewiesen, so können diese genutzt werden, um daraus eine automatische Kontaktliste unter Angabe der verwendeten Einrichtung zu erzeugen.

Weiterhin können Sie beim Webteam eine Kontakt-Detailseite hierzu beantragen, falls nicht bereits vorhanden, welche automatisch alle Kontakte in der Liste mit einer ebenfalls automatisch erzeugten detaillierten Seite des Kontakts verknüpft. Hierbei werden alle Informationen aus dem Datensatz zu einer Seite zusammengefügt.

Tipps

  • Achten Sie bei dem Kontaktdatensatz insbesondere auf Möglichkeit TU-Biblio-Listen einzubinden.
  • Es ist neben der automatischen Detailseite auch möglich eigene Detailseiten zu verwenden. Hierfür reguläre Seiten im Inhalt und Seitenreferenzen in der Struktur anlegen und diese im Kontaktdatensatz bei „Eigene Detailseite“ verknüpfen.

News

Wie oben erwähnt, können News zu einzelnen Rubriken und Themen zugewiesen werden. Weiterhin ist die Nutzung von Schlagworten, so genannten Tags möglich. Bedeutung dieser Begriffe:

  • Rubriken: Institut, Projekt etc.;
    Zu Beginn eine zu jedem Auftritt und möglichst nur durch Themen weitere Gruppierungen schaffen
  • Themen: Untergruppierung von News hiermit möglich, bspw. für Startseitenmeldungen, Stellenausschreibungen, usw.
  • Tags: Schlagworte
  • News: Newsdatensätze – Ihre aktuellen Meldungen

Sie können in jedem dieser Bereiche neue Datensätze anlegen und verwenden.

Wurden News angelegt und mindestens einer Rubrik zugewiesen, so können diese genutzt werden, um daraus eine automatische Newsliste unter Angabe der verwendeten Rubrik zu erzeugen.

Weiterhin können Sie beim Webteam eine News-Detailseite hierzu beantragen, falls nicht bereits vorhanden, welche automatisch alle News in der Liste mit einer ebenfalls automatisch erzeugten detaillierten Seite der News verknüpft. Hierbei werden alle Informationen aus dem Datensatz zu einer Seite zusammengefügt. In der Newsliste wird in der Regel nur die Schlagzeile und der Teaser angezeigt.

Tipp

Setzen Sie den Teaser sinnvoll ein. Dieser sollte nur aus einem 1- bis 3-Zeiler bestehen und das Interesse wecken für den tatsächlichen, meist umfangreichen Inhalt.

Redaktionssystem vs. Live-System

Die genannten Systeme sind komplett voneinander getrennt, welches verschiedene Vorteile mit sich bringt:

  • Die Systeme können getrennt voneinander gewartet werden
  • Fällt eines der Systeme aus, ist das andere hierdurch nicht betroffen
  • Getrennte Backups erlauben eine schnelle Wiederherstellung bei einem Ausfall

Im Redaktionssystem FirstSpirit (Backend) werden von Redakteuren die einzelnen Bereiche Inhalte, Medien, Struktur und Datenquellen befüllt bzw. bearbeitet und zum Abschluss freigegeben.
Anschließend werden diese automatisch generiert und gepackt an das Live-System (Frontend) übertragen und dort wieder ausgepackt und als Seiten auf den Webauftritten der TU angezeigt.
Weitere Informationen zu den Generierungen

Folgende Themenbereiche gehören nicht in FirstSpirit und können beispielsweise mit genannten Alternativen umgesetzt werden:

  • Lehrveranstaltungen
    Vorlesungsdaten und Termine sollten in TUCaN angelegt werden und bei Bedarf sollte darauf verwiesen werden.
  • Lehrmaterialien
    Skripte und anderes Material sollten bspw. in Moodle oder OpenLearnWare abgelegt werden. Auch hierauf kann von einer Webseite verwiesen werden.
  • Publikationen
    Insbesondere Publikationen der TU sollten mindestens in der TU-Biblio Datenbank der ULB hinterlegt sein.
    Es gibt hierzu mehrere Möglichkeiten automatische Listen aus der Datenbank auf den Webseiten einzubinden, beachten Sie hierzu bitte die Hinweise in der Hilfe.
  • Große Datenmengen
    Größere Dateien oder auch Video-/Audio-Dateien können Sie beispielsweise auf dem HRZ Medienserver, der Hessenbox oder anderen TU-Systemen dieser Art ablegen und darauf verweisen. Multimedia-Dateien lassen sich auch mit der Absatzvorlage Media-Player direkt auf der Seite einbinden.

In der Baumstruktur werden durch farbige oder anders formatierte Schriftarten bestimmte Status der Objekte angezeigt:

  • Fett – in Bearbeitung
  • Dünn – Bearbeitung beendet bzw. frei zur Bearbeitung
  • Rot – neu/geändert und noch nicht freigegeben
  • Schwarz (und dünn) – ist so freigegeben und erscheint so online

Sie finden in der Baumstruktur hinter den Objekten vereinzelt Symbole. Dieser werden in diesem Artikel erläutert.
Insbesondere das Symbol für gesetzte Metadaten ist wichtig, um unnötig und meist versehentlich gesetzte Metadaten wieder zu entfernen und klar erkennen zu können, woher eine Einstellung kommen könnte, wie bspw. ein Kontakt in der Marginalienspalte bzw. dem Kontaktbutton.

Durch die klare Regelung der Adressbildung, ist eindeutig, dass die Adresse der Seite, welche Sie online sehen, zum größten Teil aus Referenznamen von Menüebenen besteht.

Online-Seite zur Seitenreferenz in der Struktur:

  1. Wählen Sie den Teil der Adresse zwischen den letzten beiden Schrägstrichen (Slashs) und kopieren Sie sich diesen. Beispiel:
    www.webteam.tu-darmstadt.de/tu_web/ihr_webauftritt/neuer_webauftritt/index.de.jsp
  2. Starten Sie Ihr FirstSpirit Projekt und wählen Sie unter Suche -> Suche nach Referenzname.
  3. Dort fügen Sie nun den Referenznamen ein und suchen ausschließlich im Bereich Struktur (deaktivieren Sie die anderen).
  4. Das Ergebnis sollte Ihnen eine Menüebene anzeigen. Diese mit Doppelklick auswählen und Ihre Seitenreferenz befindet sich nun darin.
  5. Sollten es mehrere Seitenreferenzen sein, so müssen Sie sich die Dateinamen dieser ansehen, da dies der letzte Teil der Seitenadresse darstellt.

Von Struktur zum Inhalt:

Wenn Sie sich also auf der Seitenreferenz in der Struktur befinden haben Sie zwei Möglichkeiten zur ursprünglichen Seite im Inhalt zu gelangen:

  • Wählen Sie mit einem Rechtsklick im Kontextmenü Extras -> Zur Seite Springen oder
  • klicken Sie auf den Link unten ganz rechts im Bearbeitungsbereich (Fensterbereich mit Eingaben, nicht mit integrierter Vorschau).

Sobald ein/e Redakteur/in in den Bearbeitungsmodus wechselt, wird das entsprechende Objekt auf diesen gesperrt und niemand sonst kann dies bearbeiten. Dies verhindert Konflikte in den Daten.

In der Regel wird bei dem Versuch in den Bearbeitungsmodus zu wechseln die TU-ID des entsprechenden Nutzers angezeigt, so dass Sie diesen im Zweifelsfall kontaktieren können.

Aber das bin doch ich!

Es kann vorkommen, dass die eigene TU-ID hier angezeigt wird. Dies kommt in speziellen Fällen zustande:

  • Achten Sie darauf, nicht mehrere Instanzen des gleichen Projekts zu öffnen
  • Achten Sie weiterhin darauf, vor dem Herunterfahren des PCs den FirstSpirit SiteArchitect ordentlich zu schließen und davor aus dem Bearbeitungsmodus aller Objekte zu gehen. Hierfür gibt es unter Suche -> Objekte in Bearbeitung (Sitzung) eine kleine Stütze.
  • Auch sollten Sie FirstSpirit verlassen, falls Sie längere Zeit den Arbeitsplatz verlassen, denn folgende technische Probleme können ebenfalls zu einem unsauberen Beenden führen:
    • Internetverbindung unterbrochen
    • PC fährt aufgrund eines Updates eigenständig runter
    • PC stürzt ab
    • ggf. weitere Fälle.

Lösung: Andere Sitzungen beenden

Gerade bei Verwendung von Datensätzen kann es zu Problemen bei der Aktualisierung der Vorschau kommen. Hierfür gibt es eine einfache und meist sehr effektive Lösung:

  • Als erstes deaktivieren Sie bitte die integrierte Vorschau, falls Sie diese nutzen (Menü Ansicht -> Integrierte Vorschau -> für Inhalte verwenden).
  • Wenn Sie dann mit Klick auf das Auge-Symbol (bzw. Optionen dahinter) die Vorschau auswählen, sollte sich ein Browserfenster öffnen.
  • In diesem Browserfenster gehen Sie in der Adresszeile an das Ende der Adresse und geben zusätzlich folgenden Befehl ein:
    /forceRefresh=1

Sie können bei jedem Objekt in FirstSpirit prüfen, ob dieses verwendet wird und wo und wie oft.

Hierfür markieren Sie dieses und rufen mit einem Rechtsklick das Kontextmenü auf und hier wählen Sie den Befehl Extras -> Verwendungen anzeigen aus.
Anschließend erscheint entweder die Meldung, dass dieses nicht verwendet wird oder aber eine Liste mit Objekten, zu welchen Sie mit Doppelklick navigieren können.

Dies ist auch hilfreich um vom Inhalt in die Struktur zu gelangen.

Weitere Infos speziell zur Löschung von noch verwendeten Objekten.

Jedes Objekt hat eine so genannte Versionshistorie, in der alle verändernden Schritte seit seiner Entstehung inklusive Nutzer vermerkt werden. Diese reicht ggf. nicht bis zur Entstehung zurück, abhängig davon, wie alt das Objekt bereits ist.

Über diese Versionshistorie lassen sich verschiedene Versionen miteinander vergleichen und auch alte Stände des Objekts wiederherstellen.

Alles Wissenswerte zur Versionshistorie

Wird ein Objekt gelöscht, ist eine Wiederherstellung über die Versionshistorie bspw. des darüber liegenden Ordners nicht möglich. Hierfür gibt es den Befehl zur Wiederherstellung gelöschter Objekte.

Generell ist es möglich Objekte in FirstSpirit innerhalb eines der Bereiche Inhalte, Medien und Struktur zu verschieben.

Dies ist jedoch nicht generell ohne Risiko und hierzu ist zu beachten, ob Sie sich in einem Bereich befinden, welcher zur Adressbildung der Objekte beiträgt oder nicht:

  • Inhalte
    Hier ist das Verschieben absolut problemlos, da die Strukturierung rein redaktioneller Natur ist und es außer von Seitenreferenzen keine Verknüpfungen auf die Seiten geben kann und diese bleiben von der Verschiebung unbeeinflusst.
    Die Reihenfolge der Absätze oder das verschieben von Absätzen auf eine andere Seite ist in der Regel ebenfalls problemlos. Es ist jedoch zu beachten, dass man bei einer Verknüpfung auf eine Seitenreferenz auch einen Absatz auswählen kann. Wird dieser nicht mehr auf dieser Seite generiert, weil verschoben, kann es durchaus zu Problemen kommen.
  • Medien
    Hier werden Medienadressen (URL) durch die Strukturierung gebildet. Diese werden bei einer Verschiebung oder Umstrukturierung beeinflusst und bei direkter Verlinkung zur Adresse des Mediums, wird diese zerstört. Dynamische Verlinkungen bleiben nach wie vor erhalten.
  • Struktur
    Da hier die Kernstruktur Ihres gesamten Webauftritts gebildet wird und somit alle Seitenadressen, sollte man hier die Folgen einer Verschiebung oder Umstrukturierung vor der Ausführung genau bedenken. Man verändert hierdurch Adressen und somit sind direkte Verlinkungen von anderen Auftritten auf Ihre Seiten in Gefahr und auch Lesezeichen, welche sich Personen auf ihrem PC gesetzt haben.
    Eine größere Veränderung in der Struktur sollte wohl überlegt sein und ggf. mit Adress-Rettung einher gehen. Beachten Sie hierzu die Weiterleitungsregeln.

Ausprobieren und Üben

Sie finden in jedem bestehenden FirstSpirit Projekt in der Struktur eine Spielwiese, welche Sie zu Übungszwecken nutzen können. In den Inhalten reicht es aus, wenn Sie sich einen Ordner zum „Spielen“ in Ihrem Auftrittsbereich anlegen. In manchen Projekten gibt es auch hier eine Spielwiese für alle, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

Achten Sie bitte darauf keine Verknüpfungen zu tatsächlich genutzten Auftrittsbereiche zu integrieren oder diese nach Ihren Tests wieder zu entfernen, denn dies kann verhindern, dass Elemente (welche Sie verknüpft haben) später gelöscht werden können.

Generell sollten Sie versuchen, Ihren Testbereich immer wieder zu bereinigen und nicht mehr benötigte Elemente zu löschen.

Fragen, Anregungen oder Wünsche?