Das klassische Webdesign verabschiedet sich

Hinweise und Informationen zum Ablauf und zu schrittweisen „Aufräumarbeiten“ hinsichtlich der Entfernung des klassischen Webdesigns von den TU-Webseiten und aus FirstSpirit ("End of Life").

Das Webteam hat 2019 mit der Umstellung von Webseiten in das Responsive Design begonnen. Seither ist viel geschehen und inzwischen gibt es über 300 responsive Webauftritte an der TU Darmstadt.

Wie bereits im September 2021 angekündigt, wird das klassische Design zum 15.07.2022 in mehreren Schritten von den Webseiten und aus dem Web Content Management System FirstSpirit entfernt.

Im Folgenden finden Sie Services und Hilfestellungen, die das Webteam Ihnen in diesem Zusammenhang bietet, abhängig davon, was mit Ihrem Webauftritt in Zukunft geschehen soll.

Bereiche dieser Seite

Vorbereitende Maßnahmen
Aufräumarbeiten (redaktionell) nach Umstellung auf das Responsive Design
Anpassungen an Vorlagen und Vorschau
Löscharbeiten durch das Webteam ab 19.09.2022

Bitte die Frist bis 15.07.2022 beachten!

Ab 15.07.2022 werden alle Webauftritte offline geschaltet, die noch im klassischen Webdesign geschaltet sind und noch nicht umgestellt wurden. Sie werden im gleichen Zug zur Löschung vorgemerkt.

Die Auftritte werden nur nach redaktioneller Anpassung auf das Responsive Design und entsprechendem Abnahmeantrag wieder online gestellt.

Um entsprechende Offline-Schaltung vorzubereiten, wurden in allen Projekten, die noch klassische Auftritte beinhalten spezielle Ebenen in der Struktur auf Wurzelebene vom Webteam angelegt. Diese dienen uns zur Sortierung der Auftritte. In der Regel sind diese für Redakteur*innen ausgeblendet, da uns dies in dieser speziellen Phase jedoch sinnvoll erschien, wurden diese nun für Sie temporär sichtbar gemacht.
In Projekten, in denen bereits alle Webauftritte auf das Responsive Design umgestellt wurden, sind diese Ordner nicht mehr sichtbar für Sie.

Adminstrative Ordner bwz. Ebenen in der Struktur von FirstSpirit

Es gibt folgende drei Ebenen und in dieser Reihenfolge:

  • ----- Deaktiviert zur Löschung -----
    Auftritte, welche offline geschaltet wurden und deren Daten zur Löschung vorgemerkt sind. Hierunter werden alle klassischen Auftritte zum 15.07.2022 eingegliedert, wenn von uns deaktiviert, da kein Abnahmeantrag bei uns einging oder besprochen wurde.
  • ----- Responsive Design (parallel) -----
    Parallele Strukturen für die Umstellung auf das Responsive Design. Diese werden bei vollständig umgestellten Projekten wieder entfernt.
  • ----- In Arbeit -----
    Auftritte, die beim Webteam beantragt wurden, jedoch noch nicht online geschaltet wurden. Dauerhaft in den Projekten.

Die Auftrittsebenen die vom Webteam jeweils darunter (nicht darin!) einsortiert werden, entsprechen dem jeweiligen Kriterium und werden nicht (mehr) generiert.
Alle Auftritte, die über diesen Ebenen einsortiert sind, weisen sozusagen keine Besonderheiten auf und werden regulär generiert und sind online verfügbar.

Tipp

Sie können über die responsive Vorschau der Seitenreferenz „Start“ unterhalb aller Auftritte auf Wurzelebene der Struktur auf einen Blick einsehen, welche Auftritte des Projekts bereits umgestellt sind oder noch im klassischen Design vorliegen. Die Liste ist mit entsprechenden Markern (K/RD) versehen.

Das klassische Design verabschiedet sich online zum 15.7.2022 von den Webseiten der TU, was zur Folge hat, dass das Webteam anschließend auch im Backend von FirstSpirit Aufräumarbeiten vorantreibt, um klassische Vorlagen, Bedienelemente etc. zu entfernen.

Sollten Sie nach einer Umstellung Ihrer Webseiten auf das Responsive Design noch alte Daten (ganze Seiten, einzelne Absätze etc.) in FirstSpirit vorhalten, müssen Sie diese kritisch prüfen. Sie können Inhalte, die noch gebraucht werden, z. B. auf aktive Seiten übertragen oder außerhalb von FirstSpirit sichern.

Tipps zur Vorgehensweise

Die folgenden Punkte beziehen sich immer auf die jeweiligen Bereiche Ihres Webauftritts. Betreuen Sie mehrere, so müssen sie diese Schritte pro Webauftritt durchführen.

  1. Prüfen Sie als erstes in der der Struktur, ob hier noch „alte“ Bereiche bestehen. Alles was hier verknüpft ist wird auch generiert und ist online erreichbar, auch wenn dies per Option ausgeblendet wird!
  2. In den Inhalten prüfen Sie bitte alle Seiten einzeln, ob diese noch in der Struktur verknüpft werden. Dies sollte bei „alten“ Seiten nicht der Fall sein. Sie können dies mit Hilfe von Extras -> Verwendungen anzeigen im Kontextmenü prüfen (Shortcut: STRG+U). Mehr hierzu
  3. Prüfen Sie nicht mehr aktiv in Ihrem Auftritt genutzte Medien. Hier können Sie ebenfalls die Verwendungen prüfen, wie im vorigen Punkt erläutert. Jedoch ist hier zu beachten, dass ganze Ordner eingebunden sein können, daher sollten Sie vor Löschung auch die Verwendung des Ordners, in dem sich die Medien befinden prüfen.
    Hinweis: Ein Export ganzer Ordner zur lokalen Sicherung ist nicht möglich.
  4. In den Datenquellen ist es etwas komplexer wie Sie „Altlasten“ identifizieren können. Insbesondere, da hier in der Regel alle Redakteure des Projekts Zugriff erhalten. Demnach erwarten wir hier nur Entfernung von Datensätzen, falls dies durch Löschung von Medien für Sie erkennbar wird. Sollten Sie jedoch bspw. globale Absätze erkennen, die Sie zuvor verwendet haben und nicht mehr benötigen, löschen Sie diese bitte.

Rein klassische Elemente/Optionen erkennen

Einige Seiten- und Absatzvorlagen sowie Einstellungen sind bereits als rein klassisch verfügbar gekennzeichnet. Diese werden ab dem 15.07.2022 sukzessive entfernt. Da dies ein komplexer Prozess ist, werden wir hier nicht zu jeder Anpassung gesondert informieren. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie diese Inhalte auf weiteren Bedarf prüfen.

Beispiel für einen klassischen Absatz

Sie erkennen diese Elemente an dem Hinweis „nur klassisches Design“. In der nebenstehenden Grafik ein Beispiel für den Absatz „Bild (ganze Spalte)“. In diesem Fall gleicht der Anzeigename dem Vorlagenname, dies ist meist nicht der Fall. Rechts unterhalb des Bearbeitungsbereichs finden Sie immer den Vorlagenname sowie, falls vorhanden, den Hinweis zur beschränkten Verfügbarkeit.

Beachten Sie, dass auch Seiten zu prüfen sind, da die Vorlage „Eine extrabreite Spalte“ ebenfalls gelöscht wird.

In den Einstellungen eines Elements (Seite, Absatz, Metadaten usw.) finden Sie häufig auch einen eigenen Reiter für die Optionen, welche nur im klassischen Design greifen. Diese Optionen werden künftig nicht mehr zur Verfügung stehen.

Anpassungen an Vorlagen und Vorschau ab 15.08.2022

Beginnend mit dem 15.08.2022 werden sukzessive in allen FirstSpirit-Projekten die klassische Vorschau aus dem System sowie klassische Optionen aus den Eingabeformularen der einzelnen Vorlagen entfernt. Es wird nur noch eine Ansicht und keine Unterscheidung „Klassisch/Responsive“ mehr geben.

Dies schließt sowohl ganze Reiter mit Beschriftung „Nur klassisches Design“ als auch einzelne klassische Optionen mit ein.

Der Hinweis „nur klassisches Design“ bei Vorlagen (Absätze/Seiten) bleibt erhalten, damit Sie diese bei Aufräumarbeiten weiterhin identifizieren können.
Inhalte von rein klassischen Vorlagen, die im Responsive Design nicht mehr verfügbar sind, können weiterhin über den SiteArchitect in den Eingabeformularen eingesehen werden, jedoch nicht mehr über die Vorschau.

Sämtliche Zusätze in Bezeichnern oder Beschriftungen wie „nur Responsive Design“ werden entfallen, da dies nun der Standard ist.

Löscharbeiten durch das Webteam ab 19.09.2022

Es werden im folgenden Bereiche genannt, die vom Webteam geprüft und manuell bzw. mit Skripten bereinigt werden. Es werden auch Hinweise zur Verhinderung einer Löschung genannt, falls Sie ein Objekt zeitnah noch verwenden möchten. Die genannten Jahresangaben werden immer anhand der letzten Historieneinträge geprüft.

Wir bitten Sie darum, vorab Ihre Aufräumarbeiten wie oben beschrieben durchzuführen um uns die Löschung zu erleichtern.

Zusätzlich wurden in den Datenbereichen besondere Filter angelegt, welche Sie für Aufräumarbeiten nutzen können, mehr hierzu unten in der Beschreibung der jeweiligen Löschungen in den Datenquellen.

Beim Löschen von klassischen Absätzen und Seiten werden die beinhaltenden Seiten bzw. Ordner automatisch freigegeben, unabhängig davon, ob diese zuvor freigegeben waren oder nicht.

Allgemeine Erläuterung

Die Spielwiese ist nicht als dauerhafte Ablage oder Auslagerung vorgesehen, sondern dient Ihnen lediglich für kurzweilige Tests und Sie sollten selbst hinsichtlich Löschung Sorge tragen, wenn Sie die Elemente nicht mehr benötigen.

In der Regel existiert in jedem Projekt mindestens in der Struktur ein entsprechender Bereich. Manchmal heißt dieser auch „Für alle“. Vereinzelt weisen die Projekte einen solchen Bereich auch in den Inhalten auf (eigentlich nicht notwendig).

Löschung der Daten

Es werden alle Elemente in der Spielwiese gelöscht, welche seit mehr als 4 Wochen nicht bearbeitet wurden. Also alle Elemente deren letzter Historieneintrag vor dem 19.08.2022 liegen, werden entfernt. Sollte es Verknüpfungen auf die Elemente geben, die gelöscht werden sollen, werden diese ebenfalls entfernt.

Im Zuge der Löschungen werden wir den Namen der Spielwiesenbereiche angleichen, so dass diese in jedem Projekte „Spielwiese“ heißt.

Tipp zur Erhaltung

Bearbeiten Sie das Objekt, dass Sie beibehalten wollen nochmals und speichern Sie es ab. Es reicht schon eine kleine Anpassung wie ein Leerzeichen. Sie können die Anpassung anschließend auch wieder entfernen und nochmals sichern.
Bitte übertragen Sie ausgelagerte Informationen in Ihren Webauftritt und entfernen Sie die Bereiche in der Spielwiese, wenn diese zur Integration in Ihren Auftritt gedacht waren.

Löschung der Daten

In den beiden Bereichen Medien und Inhalte werden wir mittels Skripten Objekte, die vor 2020 zuletzt geändert wurden und nicht verwendet (also verknüpft) werden, löschen.
Objekte, die verknüpft sind, also irgendwo eingesetzt werden in Ihrem Webauftritt, müssen Sie nicht, wie unten beschrieben retten!

Speziell zu Inhalten:
Mittels Automatismus wie oben beschrieben, werden nur Seiten entfernt.
Absätze und Seiten, welche rein klassischen Vorlagen zu Grunde liegen werden ebenfalls gelöscht, unabhängig vom Alter!

Tipp zur Erhaltung

Wenn es sich um Medien oder Absätze (welche responsive angezeigt werden) handelt, nehmen Sie eine kleine Anpassung an dem entsprechenden Objekt vor und speichern Sie es. Bei vorangegangener Freigabe, bitte nochmals freigeben.
Handelt es sich um rein klassische Elemente, müssen Sie diese manuell auf responsive Elemente übertragen.

Allgemeine Erläuterung

Globale Absätze werden in den Datenquellen angelegt/bearbeitet (mehr Informationen).

Löschung der Daten

Absätze die nicht verwendet werden und vor 2020 zuletzt geändert wurden, werden von uns gelöscht.
Auch löschen wir leere Datensätze (DE+EN) unabhängig vom letzten Bearbeitungsdatum, wenn diese keine Verwendungen aufweisen, da diese in der Regel versehentlich angelegt wurden.

Tipp zur Erhaltung

Dies ist in der Regel nur notwendig, wenn Sie diesen dann auch direkt einsetzen. Also entweder einbinden (meist über Metadaten in der Struktur) oder aber eine Anpassung vornehmen und speichern.

Allgemeine Erläuterung

Die Datenquelle News umfasst Datensätze zu Rubriken, Themen und News (mehr Informationen).

Löschung der Daten

  • Rubriken, die nicht mehr verwendet werden und deren letzte Änderung vor 2020 liegt, werden gelöscht.
    Sollten Diesen Rubriken News zugewiesen sein, werden auch diese überprüft. Allein diesen Rubriken zugewiesenen News werden mit gelöscht.
    Eine Verwendung allein für eine Filteransicht in den Datenquellen ist für den Erhalt nicht ausreichend!
  • News, die keiner Rubrik mehr zugewiesen sind, werden unabhängig vom Alter gelöscht. Einzige Ausnahme sind Datensätze mit dem Zusatz „Vorlage“ o. Ä.
    Hierfür wurde extra eine neue Filteransicht „News ohne Rubrik“ in jedem Projekt angelegt. Bitte prüfen Sie die News in diesem Filter vorab selbst!
  • Themen, die nicht mehr verwendet werden und deren letzte Änderung vor 2020 liegt, werden gelöscht.
  • Generell: Auch löschen wir leere Datensätze (DE+EN) unabhängig vom letzten Bearbeitungsdatum, wenn diese keine Verwendungen aufweisen, da diese in der Regel versehentlich angelegt wurden.

Tipp zur Erhaltung

Auch hier gilt, Sie können die Elemente erhalten, in dem Sie die Kriterien, die wir zum Löschen heranziehen entsprechend für Element anpassen. Das heißt,

  • die Rubrik nochmals bearbeiten und sichern oder/und sinnvollerweise für eine Newsliste in Ihrem Webauftritt auswählen und somit verwenden,
  • die News der korrekten Rubrik zuweisen und sichern (bitte auch freigeben!),
  • das Thema anpassen und/oder in einer oder mehreren News nutzen.

Allgemeine Erläuterung

Die Datenquelle Kontakt umfasst Datensätze zu Einrichtungen, Gruppen und Kontakten (mehr Informationen).

Löschung der Daten

Die Löschung der Daten in diesem Bereich gestaltet sich sehr schwierig, jedoch gibt es gerade hier oft verwaiste Datensätze.

  • Einrichtungen, die nicht verwendet werden (also nicht für eine Kontaktliste herangezogen werden), zu denen keine Kontakte zugewiesen wurden und deren letzte Bearbeitung vor 2020 liegt, werden gelöscht.
    Eine Verwendung allein für eine Filteransicht in den Datenquellen ist für den Erhalt nicht ausreichend!
  • Gruppen, die nicht verwendet werden (also nicht für eine Kontaktliste herangezogen werden), zu denen keine Kontakte zugewiesen wurden und deren letzte Bearbeitung vor 2020 liegt, werden gelöscht.
  • Kontakte, welche keiner Einrichtung zugewiesen sind und nicht verwendet werden (mittels direkter Verknüpfung) und deren letzte Änderung vor 2020 liegt, werden gelöscht.
    Hierfür wurde extra eine neue Filteransicht „Kontakte ohne Einrichtung“ in jedem Projekt angelegt. Bitte prüfen Sie die Kontakte in diesem Filter vorab selbst!
  • Generell: Auch löschen wir leere Datensätze (DE+EN) unabhängig vom letzten Bearbeitungsdatum, wenn diese keine Verwendungen aufweisen, da diese in der Regel versehentlich angelegt wurden.

Tipp zur Erhaltung

Auch hier gilt, Sie können die Elemente erhalten, in dem Sie die Kriterien, die wir zum Löschen heranziehen entsprechend für Element anpassen. Das heißt,

  • die Einrichtung nochmals bearbeiten und sichern oder/und sinnvollerweise für eine Kontaktliste in Ihrem Webauftritt auswählen und somit verwenden,
  • die Gruppe anpassen und/oder in einer oder mehreren Kontakten oder Kontaktlisten nutzen,
  • den Kontakt der korrekten Einrichtung (und ggf. Gruppe) zuweisen und sichern (bitte auch freigeben!).

Aufgrund der vorangegangenen Löscharbeiten sind sowohl in den Inhalten als auch in den Medien sehr viele verwaiste, leere Ordner entstanden. Diese werden ab dem 14.11.2022 automatisiert entfernt.

Warum erst so spät?

Um zu vermeiden, dass gerade erst neu angelegte leere Ordner ebenfalls gelöscht werden, datieren wir das Kriterium, ob ein Ordner gelöscht wird, auf einige Wochen davor, so dass nur die leeren Ordner entfernt werden, deren letzte Bearbeitung mindestens vier Wochen zurück liegt. Somit sind leere Ordner, die nach dem 14.10.2022 angelegt werden, nicht von dieser Löschaktion betroffen.

Allgemeine Erläuterung

Es kann durch die bereits durchgeführten Umstellungen in das Responsive Design und nun genannten Löschungen, trotz genauer Prüfung zu ungültigen Referenzen kommen bzw. gekommen sein. Diese prüfen und bereinigen wir im letzten Schritt.

Auflösung ungültiger Referenzen

Wir gehen bei der Bereinigung so vor, wie im Artikel zu diesem Thema beschrieben. Sie können dies jederzeit auch selbst aufrufen, sind jedoch durch Ihre eingeschränkten Berechtigungen meist auch in er Auflösung der Referenzen eingeschränkt auf Ihren Auftritt.
Unsere Bereinigung hat auch zur Folge, dass ggf. noch bestehende Verlinkungen (zu einer Seite, Medium, usw.) in Ihrem Auftritt, die derzeit zu einem 404-Fehler führen würden, weil das Ziel nicht mehr existiert, entfernt werden.