Kontakt-Datensatz erstellen

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Kontakt-Datensatz erstellen

Daten eines Mitarbeitenden in Kontaktdatenquelle anlegen

Die Grafik zeigt ein Beispiel zur Anzeige von Mitarbeiter-Kontaktdaten über die Absatzvorlage "Mitarbeiterliste".
Beispiel einer Übersichtsliste von Mitarbeitenden

In den Webauftritten der TU Darmstadt werden Kontaktdaten von Institutionen und Mitarbeitenden in Übersichtslisten und detaillierten Seiten veröffentlicht. Diese Webseiten werden automatisiert mit Kontaktdaten erstellt, die in der Datenquelle „Kontaktinfos/Mitarbeiter“ eingetragen werden.

Für einen neuen Kontakt, der auf den Webseiten angezeigt werden soll, muss ein neuer Datensatz in der Datenquelle „Kontaktinfos/Mitarbeiter“ hinzugefügt werden.

Ein neuer Kontakt kann nur in der ungefilterten Datenquelle angelegt werden. Achten Sie bitte darauf, dass Sie keine doppelten Kontakte erzeugen, da diese sonst falsch ausgelesen werden.

Neuen Kontaktdatensatz in Datenquelle hinzufügen

  1. Öffnen Sie den Datenquellenbereich von FirstSpirit.
  2. Öffnen Sie die Datenquelle „Kontaktinfos/Mitarbeiter“ und dort die Tabelle „Kontakte“.
  3. Wählen Sie die Schaltfläche „Hinzufügen“ (Schaltfläche mit dem „+“-Zeichen), um einen neuen leeren Datensatz anzulegen.
    Hinweise und Tipps zum Arbeiten mit den Schaltflächen in den Tabellen der Datenquellen finden Sie im Artikel „Tabellen der Datenquellen bearbeiten“.
  4. Über die Schaltfläche „In eigenem Fenster öffnen“ (ganz rechts außen) erhalten Sie ein Fenster zur Eingabe der Daten des Datensatzes in mehreren Karteireitern.

Karteireiter „Person“

Eingabefelder des Karteireiters "Person" eines Datensatzes in der Datenquelle "Kontakt"
Karteireiter „Person“

In diesem Karteireiter werden alle persönlichen Daten angegeben.

Anrede

Wählen Sie aus, ob die Person des Kontaktes männlich oder weiblich ist. Die Auswahl in diesem Feld beeinflusst die Ausgabe der Foto-Ersatzgrafik in der Übersichtsliste von Mitarbeitenden. Ist für einen Kontakt kein Foto hochgeladen und verlinkt, so wird eine Ersatzgrafik angezeigt. Wenn im Feld „Anrede“ „Herr“ ausgewählt wurde, wird ein männlicher Schattenriss in der Mitarbeiterübersichtsliste angezeigt, wurde „Frau“ ausgewählt, ein weiblicher Schattenriss. Wurde keine Anrede ausgewählt, wir in der Mitarbeiterübersichtsliste ein stilisiertes Telefon mit einem Briefumschlag dargestellt.

Nachname/Bezeichnung

Geben Sie hier den Nachnamen ein, wenn Sie den Kontakt für eine natürliche Person erstellen. Geben Sie die Bezeichnung der Institution an, wenn es sich um einen allgemeinen Kontakteintrag eines Fachgebietes, Institutes, Fachbereiches oder einer anderen Institution handelt.

Vorname

Geben Sie den/die Vornamen der natürlichen Person an.

Kürzel

In diesem Feld können Sie optional ein Personenkürzel angeben.

Akademischer Grad/Titel

Geben Sie optional den akademischen Grad oder Titel der Person ein.
Je nach Einstellung des Feldes „Position des Akademischen Grades/Titels“ wird dieser vor oder (durch Komma getrennt) hinter dem Namen der Person angezeigt.
Je nach Einstellung des Feldes „Zeige Akademischen Grad/Titel in 'Kontakt'?“ wird der akademische Grad bzw. Titel angezeigt oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

Foto

Über die Schaltfläche „Auswählen“ hinter dem Feld „Referenz“ kann ein bereits in den Medienbereich hochgeladenes Foto der Person referenziert werden. Je nach Auswahl im Feld „Foto in 'Kontakt' anzeigen?“ wird das Foto angezeigt oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

Karteireiter „Kontaktdaten“

Eingabefelder im Karteireiter "Kontaktdaten"
Eingabefelder im Karteireiter „Kontaktdaten“

E-Mail-Adresse

Tragen Sie die E-Mail-Adresse der Person oder Institution ein.
Je nach Auswahl im Feld „E-Mail-Adresse in 'Kontakt' ausblenden?“ wird die E-Mail-Adresse angezeigt oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

Telefon

Tragen Sie die Durchwahl (mit Minuszeichen davor) der Person oder Institution ein.
Je nach Einstellung in der Absatzvorlage „Mitarbeiterliste“ wird die Telefonnummer später als Durchwahlnummer (Einstellung „Kurz“) oder als vollständige Telefonnummer mit Länder- und Ortsvorwahl sowie der TU-Nummer 16- angezeigt (Einstellung „Lang“).
Je nach Auswahl im Feld „Telefon in 'Kontakt' ausblenden?“ wird die Telefonnummer angezeigt oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

Fax

Je nach Einstellung des Feldes „Zeige Fax in 'Kontakt'“ wird die Faxnummer angezeigt oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

Mobil

Je nach Einstellung des Feldes „Zeige Mobil in 'Kontakt'“ wird die Telefonnummer des mobilen Gerätes angezeigt oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

Eingabefelder des Bereiches "Adresse" im Karteireiter "Kontaktdaten" eines Datensatzes in der Datenquelle "Kontakt"
Eingabefelder für die Adresse im Karteireiter „Kontaktdaten“

„Adresse“

Tragen Sie die Adresse der Person oder Institution in die entsprechenden Felder ein. Wobei hier auch wieder je nach Einstellung des Feldes „Zeige Adresse in 'Kontakt'“ die Adresse angezeigt wird oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

Karteireiter „Zugehörigkeit“

Eingabefelder des Karteireiters "Zugehörigkeit" eines Datensatzes in der Datenquelle "Kontakt"
Karteireiter „Zugehörigkeit“

In diesem Karteireiter wird angegeben was die Person macht und wo sie tätig ist.

„Einrichtung“

Wählen Sie eine oder mehrere Einrichtungen/Institutionen aus, der bzw. denen die Person angehört.
Jeder Kontaktdatensatz, der in der Tabelle „Kontakte“ eingetragen wird, muss zu mindestens einer Einrichtung gehören, um auf einer Webseite angezeigt werden zu können! Ist er zu mehreren Einrichtungen zugehörig, so wird dieser Datensatz voraussichtlich auch in mehreren Webauftritten angezeigt. Änderungen, die in diesem Datensatz vorgenommen werden, wirken sich dann also auch auf andere Webauftritte aus und sollten nur nach Rücksprache vorgenommen werden.
Welche Einrichtungen auswählbar sind, hängt von Einträgen in der Tabelle „Einrichtungen“ der Datenquelle „Kontaktinfos/Mitarbeiter“ ab. In der Regel gibt es bereits für jede Einrichtung einen Eintrag in dieser Tabelle. Sollte dennoch einmal eine Einrichtung hier fehlen, so können Sie einen neuen Datensatz für die Einrichtung in der Tabelle „Einrichtungen“ hinzufügen.

„Zuordnung (optional)“

Im Bereich Zuordnung kann die Einordnung der Person in Untergruppen der Einrichtung/Institution bzw. deren Tätigkeit genauer bestimmt werden.
Gruppen und Untergruppen sind in der Regel nicht organisatorisch unterteilt sondern nach Tätigkeitsbereichen, z.B. Professor/innen, Wissenschaftliche Mitarbeitende, Alumnis, HiWis etc.
Welche Gruppen und Untergruppen auswählbar sind, hängt von Einträgen in der Tabelle „Gruppe“ der Datenquelle „Kontaktinfos/Mitarbeiter“ ab. In der Regel gibt es bereits für jede Gruppe einen Eintrag in dieser Tabelle. Sollte dennoch einmal eine Gruppe/Untergruppe hier fehlen, so können Sie einen neuen Datensatz für die Gruppe/Untergruppe in der Tabelle „Gruppe“ hinzufügen.
Zu welcher Gruppe/Untergruppe/Bereich eine Person gehört beeinflusst später bei der Anzeige auf der Webseite mit der Mitarbeiterübersichtsliste die Gruppierung der Mitarbeitenden (nur wenn eine gruppierte Darstellungsart gewählt wird).

Wählen Sie im Feld „Gruppe“die entsprechende Gruppe aus, zu der die Person gehört. Es kann nur eine Gruppe gewählt werden.

Wählen Sie im Feld „Untergruppe“ die Untergruppen aus. Es kann nur eine Untergruppe gewählt werden.

Im Feld „Bereich“kann der Arbeitsbereich der Person weiter konkretisiert werden.

„Tätigkeit“

Tragen sie im Feld „Tätigkeit“ die berufliche Tätigkeit ein. Sie wird in der Webseite mit der Mitarbeiterübersichtsliste unter dem Namen der Person angezeigt.
Je nach Auswahl im Feld „Tätigkeit in 'Kontakt' anzeigen?“ wird die Tätigkeit angezeigt oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

„Arbeits-/Forschungsgebiete“

Im Feld „Arbeits-/Forschungsgebiete“ können in freiem Text die Arbeits- und Forschungsgebiete beschrieben werden. Für jedes Arbeitsgebiet kann ein Link auf die Webseite des Arbeitsgebietes eingetragen werden.
Mit der oberen linken Schaltfläche (Icon mit dem „+“-Zeichen) können weitere Arbeitsgebiete hinzugefügt werden. Die Reihenfolge ist über die Schaltflächen mit den Pfeilen zu ändern.

Karteireiter „Links“

Eingabefelder des Karteireiters "Links" eines Datensatzes in der Datenquelle "Kontakt"
Karteireiter „Links“

„Homepage“

Im Feld „Referenz“ kann durch Anklicken des Ordner-öffnen Icons eine Ziel-Adresse auf eine eigene Homepage eingegeben werden. Dies ist in der Regel eine URL.

„Eigene Detailseite“

Im Feld „Referenz“ kann durch Anklicken des Ordner-öffnen Icons eine Ziel-Adresse eingetragen werden, wenn beim Öffnen der Detailseiten einer Person nicht die automatisch durch FirstSpirit aus dem Datensatz erzeugte Detailseite sondern eine eigene, selbst gestaltete Detailseite angezeigt werden soll. Liegt die eigene Detailseite innerhalb des eigenen FirstSpirit Webauftrittes, so wird sie als Datei- oder Seitenreferenz eingetragen. Liegt Sie in einem fremden Webauftritt, so wird sie als externe URL eingetragen.

„Keine Detailseite?“

Wird das Feld „Keine Detailseite?“ aktiviert, wird auf der Mitarbeiterübersichtsseite bei dieser Person kein Link zur Detailseite generiert.

„Link zum View in der TU-Bibliografie“

In diesem Feld kann ein Link eingetragen werden, so dass alle Publikationen der Person, die in der TU-Bibliografie veröffentlicht sind, auf ihrer Detailseite angezeigt werden.

Die URL, die Sie hier eintragen, erhalten Sie, indem Sie auf der TU-Biblio-Übersichtsseite der Views für Personen per Nachname, Vorname bzw. Views für Personen per eindeutiger ID nach der gewünschten Person suchen und den Link kopieren, beziehungsweise die Zielseite der Publikationen dieser Person öffnen und die URL aus der Adressleiste kopieren.

Diese URL tragen Sie vollständig im Feld „Link zum View in der TU-Bibliografie“ ein.

Eine gültige URL beginnt entweder mit
http://tubiblio.ulb.tu-darmstadt.de/view/cms03/
oder mit
http://tubiblio.ulb.tu-darmstadt.de/view/cv/

Es funktioniert an dieser Stelle nicht, über das TU-Biblio-Portal eine Suche auszuführen, und dessen Ergebnis-URL in dieses Feld einzutragen.

Bitte beachten Sie, dass der Inhalt der Views vom TU-Biblio-Server bei der ULB kommt; die hier gelisteten Publikationen können Sie in FirstSpirit nicht bearbeiten, sondern nur im entsprechenden System der ULB ändern.

„Weitere Links“

Durch Anklicken des Anker Icons können weitere Verweise hinterlegt werden. Es kann sich um URLs, Seiten- und Dateireferenzen handeln.

„Links in Kontakt anzeigen?“

Je nach Einstellung des Feldes “Links in Kontakt anzeigen?", werden die hinterlegten Links zum Kontakt angezeigt oder nicht, wenn die Daten der betreffenden Person in einem Kontakteintrag in der Marginalienspalte veröffentlicht werden.

Zusätzliche Informationen

Eingabefelder des Karteireiters "Zusätzliche Informationen" eines Datensatzes in der Datenquelle "Kontakt"
Karteireiter „Zusätzliche Informationen“

In diesem Bereich können Sie freien Text eingeben. Er eignet sich bespielweise, um einen Lebenslauf bzw. beruflichen Werdegang hinzuzufügen oder die eigenen Tätigkeiten / Zuständigkeiten im Arbeitsgebiet ausführlicher zu beschreiben.

Der Text kann mit den üblichen Möglichkeiten von FirstSpirit formatiert werden (siehe Texteditor).