Formular-/ Mailversand und Mailtemplate

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Formular-/ Mailversand und Mailtemplate

Eine Mailversand-Aktion für ein Formular definieren

Die Mailversand-Aktion sammelt alle in das Formular eingetragenen Daten und verschickt sie als E-Mail Anhang an eine zuvor spezifizierte Adresse. Die im Formular genutzten Variablen, bzw. deren Werte, werden ebenfalls mit versendet. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie den Mailversand so anpassen, dass Sie die gewünschten Informationen übermittelt bekommen.

Die Formulardaten an eine URL senden-Aktion sammelt ebenfalls alle in das Formular eingetragenen Daten und verschickt sie an eine von Ihnen eingetragene URL.

Mailversand und Mailtemplate
Mailversand und Mailtemplate

Durch dieses Formularelement bestimmen Sie, an welche E-Mail-Adresse die Daten des Formulars geschickt werden und welche Informationen übermittelt werden sollen. Zusätzlich können Sie bestimmen, ob die E-Mail-Adresse des Absenders mit übermittelt werden soll und welche Bestätigung er beim Absenden erhält. Bei den meisten Feldern können Sie über Variablen auf Formularwerte zugreifen (siehe Absatz „Werte von Formularfeldern verwenden“ unten auf der Seite).

An:
Die E-Mail-Adressen, an die die vom Benutzer eingegebenen Daten versendet werden.

CC:
Die E-Mail-Adressen, an die eine Kopie der vom Benutzer eingegebenen Daten versendet wird. Möchten Sie, dass der Nutzer, der das Formular ausgefüllt hat, selbst auch eine E-Mail mit den Daten als Anhang erhält, gehen Sie vor, wie im Absatz „E-Mail-Adresse des Nutzers“ weiter unten beschrieben.

BCC:
Die E-Mail-Adressen, an die eine Blindkopie der vom Benutzer eingegebenen Daten versendet wird.

Von:
Die E-Mail-Adresse, die als Absender verwendet wird. Möchten Sie, dass die wirkliche E-Mail-Adresse des Nutzers dort eingetragen wird und KEINE Standard-E-Mail-Adresse, die Sie bestimmen, gehen Sie vor, wie im Absatz „E-Mail-Adresse des Nutzers“ weiter unten beschrieben.

Antworten senden an:
Eine oder mehrere durch Kommata getrennte E-Mail-Adressen, an die eine Antwort auf die E-Mail geschickt werden soll (falls unterschiedlich zum „Von“-Feld).

Thema:
Die Betreffzeile der versendeten E-Mail.

Nachricht:
Der Text, der zusätzlich zu den Formulardaten in den Nachrichtentext der E-Mail eingefügt wird. Die Schrift der Nachricht kann, genauso wie ein Paragraph, formatiert werden, z.B. kursiv, Link einfügen, Überschrift. Wie das funktioniert, sehen Sie im Abschnitt „Paragraph“.

Bestätigung:
Der Bestätigungstext, der dem Benutzer nach dem Absenden des Formulars auf der Webseite angezeigt wird. Um den Bestätigungstext zu formatieren, können Sie die sogenannte Markdown-Syntax verwenden. Wie Sie diese verwenden können, finden Sie in dem Artikel Formatierung von Texten in Webforms.. Sie können dadurch Links einfügen, den Text fett oder kursiv gestalten, Überschriften einbauen und Texte als Codeblock formatieren.

Format:
Durch die Auswahl des Formats können Sie festlegen, ob die E-Mail im HTML – Format oder als reiner Text versendet wird.

  • freetext: Nur der Text im Freitextfeld wird übertragen.
  • text: Übertragung des eingegebenen Textes und aller im Formular erstellten Felder untereinander.
    (zur Behebung von Anzeigeproblemen in der Mail bitte den Abschnitt „Entfernen von Zeilenumbrüchen deaktivieren“ weiter unten anschauen)

Versteckte Felder versenden:
Durch das Aktivieren dieser Checkbox können Sie festlegen, dass mit der erzeugten Mail auch die Daten der versteckten Felder (siehe Abschnitt Verstecktes Feld) versendet werden. Andernfalls werden diese Felder ausgeblendet.

Aktion nicht ausführen wenn:
Legen Sie hier fest, bei welchen Benutzereingaben diese Aktion nicht ausgeführt werden soll. Die Bedingungen können Sie, wie unter dem Link Bedingungen und Variablen beschrieben, anlegen.

E-Mail-Adresse des Absenders verwenden

  1. Grundvoraussetzung ist, dass Sie ein Eingabefeld für die Absender-E-Mail-Adresse in Ihrem Formular haben. Der Name dieses Feldes dient als Variablenname. In unserem Beispiel ist der Name des Eingabefeldes „email“.
    Dieses Eingabefeld sollten Sie als Pflichtfeld markieren, als CSS-Klasse „email“ verwenden und die Valdierung für gültive E-Mail-Adressen aktivieren.
  2. Gibt der Nutzer dort seine E-Mail-Adresse an, wird diese als Wert unter der Variablen „email“ gespeichert, bzw. unter der Variablen mit dem Namen, wie Sie Ihr Eingabefeld zuvor genannt haben.
  3. Geben Sie beim Erstellen der Mailversandaktion im Feld „CC:“ oder „Von:“, je nachdem wo Sie die Adresse verwenden möchten, nun folgendes ein:
    ${email}
    (bzw. zwischen den Klammern den Namen Ihrer Variablen bzw. des Eingabefeldes, in das der Nutzer seine E-Mail-Adresse eingeben soll).
  4. Die E-Mail-Adresse des Nutzers wird durch die vorherige Speicherung in der Variablen „email“ (bzw. den Namen Ihres Eingabefeldes) automatisch in den CC oder Von eingefügt.

Werte von Formularfeldern verwenden

Sie können die Eingaben des Nutzers verwenden, indem Sie den Namen des betreffenden Eingabefeldes als Variable verwenden, z. B.: ${vorname}

Um die Auswahl einer Auswahlliste in der versendeten Mail ausgeben zu können, muss folgende Syntax benutzt werden:

${auswahlliste?join(", ")}
Bitte beachten Sie, dass beide Anführungszeichen oben sind.

- dabei steht „auswahlliste“ für den Namen der Liste. Als Format der Mail muss zudem „freetext“ eingestellt sein.

- Beachten Sie bitte, dass in der Betreffzeile eine Auswahlliste wie reguläre Variablen eingefügt werden muss, um das gleiche Ergebnis zu erzielen. Also: ${auswahlliste}

Variablen können Sie u. a. in der Betreffzeile, der Nachricht und der Bestätigung verwenden.
Weitere Informationen und Erklärungen dazu finden Sie im Artikel Bedingungen und Variablen.

Bedingungen

Unter dem Karteireiter „Bedingungen“ beim Mailversand können Sie festlegen, bei welchen Benutzereingaben der Mailversand NICHT ausgeführt werden soll. Wie Sie Bedingungen erstellen und verwenden, finden Sie unter dem Link Bedingungen und Variablen.

Bespiel Bedingungen und Variablen im Mailversand

Beispielformular Seminarverwaltung
Beispielformular Seminarverwaltung

Um Ihnen die Bedingungen und die Variablen im Mailversand verständlicher zu machen, ist im Folgenden ein Beispiel darüber aufgeführt.

Es handelt sich um ein Beispielformular zu einer Seminarverwaltung. Nutzer können einen Termin auswählen und angeben, ob sie sich von diesem Termin an- oder abmelden möchten. Wenn Sie dann auf den Button „Absenden“ drücken, wird eine Mail an die angegebene E-Mai-Adresse gesendet. Auf dem Bild „Beispielformular Seminarverwaltung“ ist das einfach gestaltete Beispielformular zu sehen.

Angelegtes Formular und Bedingung
Angelegtes Formular und Bedingung

Auf Bild „angelegtes Formular und Bedingung“ ist das angelegte Formular und die erstellte Bedingung zu sehen. Es sind 2 verschiedene Mailversand-Aktionen erstellt worden, da, je nach Bedingung, eine andere Mail versendet werden soll. Diese Bedingungen beziehen sich auf die Einfachauswahl mit dem Namen „aktion“. Wichtig ist zu beachten, dass Aktionen NICHT ausgeführt werden, wenn die Bedingung erfüllt ist. Im Beispiel soll also dieser Mailversand NICHT ausgeführt werden, wenn die Option „anmelden“ von der Einfachauswahl „aktion“ nicht ausgewählt wurde. Ist also die Option anmelden ausgewählt, wird diese Mailversand-Aktion ausgeführt.

Eigenschaften des Mailversandes mit Variablen
Eigenschaften des Mailversandes mit Variablen

Bei diesem Mailversand handelt es sich um eine Nachricht an die Seminarverwaltung, dass sich jemand zum Seminar anmelden möchte. Bei der zweiten Mailversand-Aktion handelt es sich um die Mail zum Abmelden. Die Bedingung dabei ist also, wenn bei der Einfachauswahl „aktion“ abmelden NICHT ausgewählt wurde, wird die Mail mit dem Abmelden Text nicht gesendet. Auf diese Weise können Sie bei verschiedenen Eingaben der Nutzer verschiedene E-Mails versenden lassen.

Auf dem Bild „Eigenschaften des Mailversandes mit Variablen“ ist bei der Nachricht eine Variable zu sehen: ${terminAuswahl?join(„, “)}

Dadurch wird der Wert der Auswahl des Nutzers bei der Einfachauswahl „terminAuswahl“ im Nachrichtentext angezeigt, hier entweder der 01.01.2016 oder 02.01.2016. Bei Auswahllisten, Einfachauswahlen und Mehrfachauswahlen muss man die Variable so wie beschrieben, angegeben werden. Bei anderen Formularelementen reicht ${NameDesFormularelementes}. Zusätzlich wurde im Beispiel freetext ausgewählt, damit der Text richtig in der E-Mail angezeigt wird.

Variablen im Mailversand- vom Nutzer ausgewählte Variablen

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Variablen im Mail-Template so zu verwenden, dass sie nur dann in der versendeten Mail enthalten sind, wenn sie auch vom Nutzer ausgewählt wurden. Hierfür muss folgende Syntax benutzt werden:

<#if formularfeldname??>Feldname: ${formularfeldname}</#if>

Entfernen von Zeilenumbrüchen deaktivieren

Bei E-Mails, welche mit dem Format „text“ gesendet wurden, kann es vorkommen, dass bei Auswahllisten oder Textareas keine Zeilenumbrüche dargestellt werden. Dies liegt nicht an Webforms sondern am E-Mail-Programm auf Ihren Rechner.

Eine Anleitung, wie Sie dies für MS Outlook umstellen können finden Sie unter folgendem Link Automatisches Entfernen von Zeilenumbrüchen deaktivieren.