Kontakt- bzw. MitarbeiterInnenliste erstellen

Detail of "Spider web at sunrise" - Luc Viatour / www.Lucnix.be

Kontakt- bzw. MitarbeiterInnenliste erstellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Übersichtliste mit Kontaktdaten der Institution bzw. ihrer MitarbeiterInnen

Die Grafik zeigt ein Beispiel zur Anzeige von Mitarbeiter-Kontaktdaten über die Absatzvorlage "Mitarbeiterliste".
Übersichtsseite mit Kontaktdaten

Die Datenquelle „Kontakt“ ermöglicht die Eingabe und Verwaltung von Kontaktinformationen.

FirstSpirit stellt Seiten- bzw. Absatzvorlagen zur Verfügung, die die Einträge dieser Datenquelle in Übersichtlisten und Detailseiten anzeigen.

Voraussetzungen

  1. In den Datenquellen existiert bereits eine Datenquelle „Kontaktinfos/Mitarbeiter“ mit den Tabellen „Kontakt“, „Einrichtungen“ sowie „Gruppen/Untergruppen“ .
  2. In der Tabelle „Einrichtungen“ ist bereits ein Eintrag für Ihren Webauftritt vorhanden.

Vorgehensweise

Die Grafik zeigt die Eingabefelder der Absatzvorlage "Mitarbeiterliste".
Eingabefelder der Absatzvorlage „Datenquellen“ + „Mitarbeiterliste“

  1. Tragen Sie alle Kontaktdatensätze der Personen, die auf der Webseite mit der Übersichtsliste angezeigt werden sollen, im Datenquellenbereich in die Tabelle „Kontakt“ der Datenquelle „Kontaktinfos/Mitarbeiter“ ein. (-> Anleitung zum Bearbeiten der Tabellen in den Datenquellen, Anleitung zum Eintragen eines Kontakdatensatzes)
    Tipp: Telefonnummern der TU Darmstadt müssen in der Kontaktdatenquelle nur als Durchwahl in der Form -1234 angegeben werden. Sie werden bei der Anzeige auf der Webseite automatisch ergänzt!
  2. Im Inhaltsbereich erstellen Sie eine neue Webseite („Neu“ + „Seite anlegen“). Wählen Sie dazu die Seitenvorlage „Standard“ + „Inhalt mit Marginalienspalte“.
  3. Anschließend legen Sie im Zentralbereich der Seite einen neuen Absatz („Neu“ + „Absatz einfügen“) mit der Absatzvorlage „Datenquellen“ + „Mitarbeiterliste“ an.
  1. Die Felder füllen Sie wie folgt:
    • Im Feld „Überschrift“ tragen Sie die Überschrift ein, die oberhalb der Kontaktübersicht angezeigt werden soll.
    • Im Karteireiter „Liste“ wählen Sie im Feld „Einrichtung“ die Einrichtung für Ihren Webauftritt aus (sie entspricht dem Eintrag in der Tabelle „Einrichtungen“, den Sie den Mitarbeitenden-Datensätzen zugeordnet haben).
      Sollen alle Mitarbeitenden dieser Einrichtung in alphabetischer Reihenfolge sortiert auf der Übersichtsseite erscheinen, so aktivieren Sie das Feld „Alle Mitarbeiter dieser Einrichtung alphabetisch sortiert (keine Optionen)“.
      Wird dieses Feld nicht aktviert, so können Sie im Bereich „Optionen für Auswahl und Sortierung der Datensätze“ weitere Sortier- und/oder Auswahlkriterien festlegen. Im Karteireiter „Ergebnisse einschränken“ legen Sie fest, ob nur einzelne Gruppen/Untergruppen der Einrichtung angezeigt werden sollen. Im Karteireiter „Sortierung“ legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Gruppen/Untergruppen der Einrichtung auf der Übersichtsseite angezeigt werden sollen.
    • Im Karteireiter „Anzeigeoptionen“ legen Sie fest, welche Felder der Kontaktdatensätze auf der Übersichtsseite angezeigt werden sollen.
      Im Bereich „Auszublendende Spalten“ kann für einzelne Felder festgelegt werden, dass sie in der Übersichtsseite nicht angezeigt werden sollen.
      Das Feld „Tätigkeit/Funktion nicht anzeigen?“ aktivieren Sie, wenn diese Daten eines Datensatzes nicht angezeigt werden sollen.
      Im Bereich „Bevorzugte Detailseite“ wird definiert, welche Art von Detailseite bevorzugt angezeigt werden soll, wenn in der Übersichtsseite auf den Link eine/s Mitarbeitenden geklickt wird. Standardmäßig ist dies so eingestellt, dass die vom System automatisch generierte Detailseite generell immer angezeigt wird, wenn keine individuelle Detailseite vorhanden ist. Ist diese jedoch vorhanden und im Datensatz eingetragen, so wird die individuelle Detailseite angezeigt. Es kann auch definiert werden, dass stattdessen die im Feld „Eigene Homepage“ eingetragene Homepage aus dem Datensatz geöffnet wird.
      Für Telefonnummern kann hier ausgewählt werden, ob sie in der Kurzform (z.B. -1234) oder in der Langform (z.B. (+49) 6151 16-1234) dargestellt werden sollen.
    Nachdem alle Einstellungen erfolgt sind, speichern Sie die Seite und beenden den Bearbeitungsmodus. Sie können die Übersichtsseite nun in der Vorschau überprüfen. Sollten einige Mitarbeitende, die eigentlich angezeigt werden sollten, nicht erscheinen, so überprüfen Sie bitte im Datenquellenbereich im entsprechenden Datensatz des/r Mitarbeitenden, ob er/sie der richtigen Einrichtung zugeordnet ist. Diese muss die Einrichtung sein, die Sie im Feld „Einrichtung“ der Übersichtsseite ausgewählt haben.
  2. Im Strukturbereich legen Sie nun in dem Menüordner, in dem die Kontaktübersichtsseite später angezeigt werden soll, eine Seitenreferenz auf die soeben erstellt Inhaltsseite an (Menüordner mit rechter Maustaste anklicken, „Neu“ + „Seitenreferenz anlegen“).

Und dann …

Nun ist die Erstellung der Seite fertig. Zunächst sind die Namen der Mitarbeitenden jedoch noch nicht mit den dazugehörigen Detailseiten verlinkt.

Bitte senden Sie uns nun eine E-Mail an .

Geben Sie uns darin

  • das FirstSpirit-Projekt, in dem Sie arbeiten an, sowie
  • den Pfad auf den Ordner im Strukturbereich, in dem die Kontaktübersichtsseite referenziert wird.

Wir müssen nun noch einige Einstellungen auf dem Server vornehmen, bevor die Verlinkung der Mitarbeitendennamen in der Übersichtsseite mit den dazugehörigen Detailseiten funktioniert. Sobald dies vervollständigt ist, werden Sie informiert.