Neuen Kontaktdatensatz anlegen klappt nicht?

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12.09.2011

Neuen Kontaktdatensatz anlegen klappt nicht?

Änderungen in der Handhabung der gefilterten Datenquellen

Filter in Datenquelle "Kontakt"
Filter in Datenquelle „Kontakt“

In der Vergangenheit war vielen Redakteurinnen und Redakteuren nicht ganz klar, wie die Datenquellen miteinander verknüpft sind und welche Änderungen welche Auswirkungen haben. Um dies klarer zu machen haben wir die Handhabung der Datenquellen bzw. der gefilterten Datenquellen angepasst.

In jedem Projekt (das in der Regel z.B. alle Auftritte eines Fachbereiches umfasst), gibt es wie bisher auch EINE allgemeine Datenquelle. Diese Datenquelle hat in den meisten Projekten den Namen „Kontakt“ und enthält alle Kontaktdatensätze der verschiedenen Auftritte dieses Projektes. In der Regel sollte jede Person genau EINEN Kontaktdatensatz in dieser Datenquelle haben.

Zusätzlich gibt es für viele Webauftritte gefilterte Datenquellen, die nur die Datensätze anzeigen, die eine Zugehörigkeit zum entsprechenden Webauftritt haben. Diese gefilterten Datenquellen sind jedoch keine zusätzliche Datenquelle, in der sich Änderungen an den Datensätzen nur im eigenen Auftritt auswirken, sondern sie zeigen lediglich die Datensätze aus der allgemeinen Datenquelle „Kontakt“ an, die zum Auftritt gehören. Eine Änderung an dieses Datensätzen bewirkt immer die Änderung des entsprechenden Datensatzes in der allgemeinen Datenquelle „Kontakt“.
Dies war bisher vielen Redakteuren/innen nicht klar.

Neue Handhabung bei Neuanlegen von Kontaktdatensätzen

Neu in der Handhabung ist daher jetzt, das neue Datensätze immer in der allgemeinen Datenquelle Kontakt eingetragen werden müssen.

Dies soll verhindern, dass – wie in der Vergangenheit geschehen – einige Personen unwissentlich und unnötig mit mehrfachen Datensätzen in der allgemeinen Datenquelle angelegt wurden.

Die Änderung und auch das Löschen bereits vorhandener Datensätze ist weiterhin wie gewohnt in der gefilterten Datenquelle möglich.

Bitte achten Sie jedoch dabei immer darauf, ob im Karteireiter „Zugehörigkeit“ mehrere Institutionen eingetragen sind. Ist dies der Fall, so sollte eine Änderung nur nach Rücksprache erfolgen.

Eine Löschung des Datensatzes darf nur durchgeführt werden, wenn ausschließlich die eigene Institution im Karteireiter „Zugehörigkeit“ eingetragen ist. Sind mehrere Institutionen dort eingetragen, so darf nur der Eintrag der eigenen Institution im Karteireiter „Zugehörigkeit“ entfernt werden, damit der Datensatz im eigenen Auftritt nicht mehr angezeigt wird.

Geänderte Filterabfragen für Mitarbeitergruppen

Eine weitere Änderung ist die Optimierung der Filterabfragen für die Kontaktdatenquelle.

Wir haben die Art der Filterung optimiert, so dass eventuelle Änderungen in der Bezeichnung von Einrichtungen zukünftig nicht mehr zu Problemen bei der Filterung führen werden. Die Filterung erfolgt daher nun nicht mehr über die „Bezeichnung“ der Einrichtung sondern über deren „ID“ (in der Tabelle „Einrichtungen“ der Kontaktdatenquelle).

Durch die optimierten Filter werden die gefilterten Datenquellen nun mit einer leicht geänderten Bezeichnung angezeigt, dies wirkt sich jedoch nicht auf die darin enthaltenen Datensätze aus.

Sie müssen für die Nutzung der optimierten Abfragen nichts tun, die Umstellung nehmen wir nach und nach für Sie vor.

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