Newsletter sind e-Mails mit den letzten Nachrichten seit einem bestimmten Datum, die an einen definierten Empfängerkreis versendet werden.

Im Gegensatz zu den sogenannten RSS-Feeds bzw. Newsfeeds muss das Versenden des Newsletters jeweils aktiv vom Versender angestoßen werden. Es erfolgt nicht automatisiert. RSS-Feeds dagegen werden vom Empfänger einmalig abonniert und dann vom System jedes Mal automatisch versandt, wenn neue Nachrichten vorliegen.

Mit einem Newsletter werden keine Anhänge verschickt. Dateien, die normalerweise als Anhang einer Mail verschickt werden würden, können auf der Webseite bereitgestellt und in den News bzw. im Newsletter verlinkt werden.

Voraussetzungen

1. Für den Versand eines Newsletters benötigen Sie eine „Mailingliste“. In dieser Mailingliste werden alle Empfänger des Newsletters verwaltet. Sie kann beim Webmaster der TU Darmstadt (webmaster@tu-…) beantragt werden.
   Die dazu erforderlichen Informationen finden Sie auf der Seite https://www-cgi.tu-darmstadt.de/wiki/www/doku.php?id=www-kosten. Die Verwaltung der Mailingliste erfolgt über die Software „Mailman“, die vom Webmaster der TU Darmstadt betrieben wird.

Vorgehensweise

Vor einer ersten Verwendung der News-Datenquelle im Webauftritt müssen einige grundlegende Einstellungen konfiguriert werden:

1. Newsletterseiten erstellen
   
   1. Im Datenquellenbereich:
      1. In der Datenquelle „Newsletter“:
         • In der Tabelle „Mailingliste“ tragen Sie die Adresse der Mailingliste ein, die Sie vom Webmaster der TU Darmstadt erhalten haben.
           „Name“ = <Mailinglistenname>,
           „Empfänger“ = <e-Mail-Adresse der Mailingliste> (z.B. tu-aktuell@lists.tu-darmstadt.de)
           Im Feld „Versand“ wird nichts eingetragen. In diesem Feld merkt sich FirstSpirit später automatisch, zu welchen Terminen ein e-Mail-Versand des Newsletters erfolgt ist.
         • In der Tabelle „Versand“ müssen KEINE Einträge vorgenommen werden. Hier wird dokumentiert, wenn ein Versand erfolgt ist. Soweit die erforderliche Option gesetzt wurde.
      2. In der Datenquelle „Kontakt“:
         • In der Tabelle „Rolle“ muss eine Rolle angelegt werden, die im Anschluss die Administration des Newsletters übernimmt.
         • In der Tabelle „Kontakte/Mitarbeiter“ muss der Kontakt, der die Administration des Newsletters übernimmt, die angelegte Rolle unter dem Reiter „Adminstratives“ eingetragen bekommen. Ebenso muss dort die TU-ID der Person eingetragen sein.
   2. Im Inhaltsbereich:
      1. Eine neue Seite mit der Seitenvorlage „Erweitert“+„Eine extrabreite Spalte“ anlegen.
      2. In dieser Seite einen neuen Absatz mit der Absatzvorlage „Datenquellen“+„Newsletter“ anlegen
      3. In der angelegten Absatzvorlage „Newsletter“ die vorhandenen Felder bearbeiten:
         • Karteireiter „Newsletter-Einstellungen“:
           „SMTP-Server“ = bleibt so bestehen (mailout.hrz.tu-darmstadt.de)
           „Absendername“ = Name der Institution, die verschickt
           „Absender-E-Mail“ = E-Mail-Adresse der Institution, die verschickt (z.B. info@…tu-darmstadt.de oder ähnliches)
           „Antwort an“ = ggf. dieselbe Adresse wie bei Absender-E-Mail, sonst ggf. eine e-Mail-Adresse einer Person, der die Antworten bearbeitet.
           „E-Mail-Adresse für Test“ = um einen Test durchführen zu können, wird hier eine E-Mail-Adresse einer Person eingetragen, damit nicht sofort an die gesamte Liste geschickt wird
           „Mailing-Liste“ = Auswahl aus der Tabelle „Mailingliste“ der Datenquelle „Newsletter“. Der gewünschte Eintrag muss vorher angelegt worden sein.
           „Standard-Betreffzeile“ = wird als Betreff verschickt. Wenn nur eine News verschickt wird, wird die Schlagzeile noch angehängt. Betreff ist später veränderbar.
           „Newsletter-Admins“ = hier muss die Rolle aus der Tabelle „Rolle“ der Datenquelle „Kontakt“ ausgewählt werden, die die Administration des Newsletters übernehmen wird.
         • Karteireiter „Globaler Inhalt (optional)“:
           „Überschrift für Newsletter“ = erscheint vor den News
           „Editorial“ = erscheint zwischen Überschrift und News
         • Karteireiter „News“:
           Karteireiter „Automatisierte Liste“ = Auswahl wie für die Seite mit der Absatzvorlage „News“, die über diesen Newsletter verschickt werden soll
           oder
           Karteireiter „Ausgewählte News“ = Auswahl einzelner News möglich, die verschickt werden sollen.
         • Karteireiter „Versandoptionen“
           (bitte setzen Sie sich zum Ausfüllen dieses Bereiches mit uns in Verbindung)
           „Versand in Datenbank speichern?“ = Wenn dieser Haken gesetzt wird, werden die einzelnen Verwendungen in der Tabelle „Versand“ der Datenquelle „Newsletter“ dokumentiert.
           „Nur News anzeigen, die nach dem letzten Newsletterversand erstellt worden sind“ = Es ist dann nur die Auswahl von News möglich, die nach dem letzten Versand erstellt wurden.
           „Seite, um Versanddatensätze zu bearbeiten“ = ist nur erforderlich, wenn die Option „Nur News anzeigen, die nach dem letzten Newsletterversand erstellt worden sind“ gewählt wurde. Auf dieser Seite können dann die Datensätze des Versands gelöscht werden und es werden wieder mehr Newseinträge zur Auswahl zum Versenden angezeigt.
   3. Im Strukturbereich:
      • Die Seite mit der Absatzvorlage „Newsletter“ muss in der Struktur referenziert werden. (Am besten parallel zur Seite mit der normalen Newsübersichtsseite)
2. Freigeben und generieren
   Vor dem Testen muss die Seite freigegeben und generiert werden (nächsten Generierungszeitpunkt abwarten).
3. Newsletterversand testen:
   1. URL der Seite in Adresszeile des Browsers eingeben.
      (Dazu müssen Sie die erfoderlichen Rechte in Ihrem Kontaktdatensatz eingetragen haben – siehe Punkt „Datenquelle Kontakt“.) Bitte melden Sie sich über „Anmelden“ oben rechts auf der Seite mit Ihrer TU-ID an.
   2. Von der generierten Seite aus, die Sie im Browser aufrufen können, können Sie den Newsletter testen und an die Mailingliste verschicken.